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Office Manager*in (w/m/d/-)

Metadaten

Wir suchen für unser Team Verstärkung in Vollzeit (40h/Woche) oder Teilzeit (ab 30h/Woche) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Dieser Job ist ausnahmsweise nicht vollständig remote möglich sondern findet vor Ort in unserem Büro in der Heidelberger Südstadt statt. Unsere üblichen Bürozeiten sind 9 bis 17 Uhr, an denen sich die Arbeitszeit in der Regel ausrichten sollte. Die gelegentliche Arbeit im Homeoffice ist nach Absprache möglich.

Aufgabenbereich

Als Teil unseres Office-Teams unterstützt du in folgendem Aufgaben:

  • Du arbeitest unserem Steuerbüro mit der Vorbereitung unserer Buchhaltung zu, z.B. durch Kontrolle ein- und ausgehender Überweisungen und Recherche fehlender Belege.
  • Du behältst den Überblick über die Zahlungseingänge unserer Kunden und nimmst bei Bedarf Kontakt mit Kunden auf, wenn es zu Zahlungsverzögerungen kommt. Bei Fragen zu Rechnungen bist du Ansprechpartner*in für unsere Kunden.
  • Du unterstützt beim Ein- und Ausgang von Post und Paketen, einschließlich der Spezial-Hardware, die wir unseren Kunden für ihre Veranstaltungen vermieten.
  • Du unterstützt das Team bei weiteren organisatorischen Prozessen, wie z.B. Krankmeldungen, der Planung und Abrechnung von Dienstreisen, der Archivierung von Dokumenten etc.
  • Du übernimmst gerne auch andere gelegentlich anfallende Aufgaben.

Über dich

Keine Sorge: Du musst noch nicht alles perfekt können! Am wichtigsten ist uns, dass du eine gute Auffassungsgabe mitbringst und dich gerne in neue Themengebiete einarbeitest.

Du arbeitest gerne präzise mit Zahlen und Dokumenten. Dir in einer unübersichtlichen Lage schnell Überblick zu verschaffen, ist für dich eine willkommene Herausforderung. Wichtig ist vor allem, dass du zuverlässig und eigenständig in strukturierten Prozessen arbeiten kannst. Schriftliche und mündliche Kommunikation solltest du auf Deutsch und Englisch sehr gut beherrschen.

Weniger wichtig sind uns formale Qualifikationen wie Abi oder Studium. Wir glauben, dass von einem diversen Team alle Beteiligten profitieren und möchten insbesondere Menschen aus Gruppen, die in der IT-Wirtschaft unterrepräsentiert sind, dazu auffordern, sich bei uns zu bewerben. Dazu zählen beispielsweise, aber bei weitem nicht nur, Frauen, Menschen mit Migrationshintergrund oder Menschen mit Behinderung. (Für den rechtlichen Kram benötigen wir im Falle einer Einstellung zwar deinen Ausweis-Namen, für alles Weitere nennen wir dich selbstverständlich einfach so wie du dich uns vorstellst.)

Du kannst von uns erwarten

Jetzt bist du dran!

Wenn du Interesse hast, mit uns zu arbeiten, schicke uns eine E-Mail an bewerbung -at- rami.io. Du brauchst keine seitenlange Bewerbung schreiben und schicke bitte keine Zeugnisse oder Bewerbungsfotos mit. Bitte achte darauf, dass direkt aus deiner E-Mail oder deinem Anschreiben hervorgeht, was du in den letzten Jahren so gemacht hast (gerne auch die Dinge, die mit dem Job auf den ersten Blick nichts zu tun haben), wofür du dich begeistern kannst, wo du hin willst und was dich an dem Job reizt. Weitere Anhänge wie z.B. einen tabellarischen Lebenslauf berücksichtigen wir im ersten Schritt in der Regel nicht.

Wir anonymisieren alle eingehenden Bewerbungen und besprechen sie gemeinsam im Team. Wenn unser Interesse geweckt ist, werden wir uns mit dir zu einer Videokonferenz oder einem Treffen verabreden, um uns gegenseitig besser kennenzulernen.

Du erhältst von uns in jedem Fall eine Antwort auf deine Bewerbung. Die Dauer des Bewerbungs­prozesses hängt jedoch davon ab, wie viele Bewerbungen bei uns eingehen. Wenn du noch Fragen hast, schreibe uns gerne ebenfalls eine E-Mail oder ruf uns an. Wir freuen uns, von dir zu hören!