Kulturelle Bildung in Ulm | digital interaktiv 17. November 2020

Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO

Digitale Fachtagung „Kulturelle Bildung in Ulm I digital interaktiv" am 17. November 2020

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie sich für die digitale Fachtagung "Kulturelle Bildung in Ulm I digital interaktiv" anmelden, die Veranstaltung digital besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.

1. Verantwortliche Stelle

im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist

Stadt Ulm

Kulturabteilung/Kulturvermittlung

Frauenstr. 19

89073 Ulm

E-Mail: kulturvermittlung@ulm.de

Die Stadt Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Oberbürgermeister Gunter Czisch.

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung

2.1 Organisation und Teilnehmenden-Management

Bei der Anmeldung zu unserer Veranstaltung erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Es handelt sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Nachname, Organisation, Position, Land/Bundesland) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Außerdem erheben wir Daten zu Ihren thematischen Interessen bei der Auswahl von Workshops. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:

• Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation;
• ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referierenden) bis zu einen Monat im Nachgang an die Veranstaltung;

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannte Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung einen Monat auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
• wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,
• soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen auf den Social Media Plattformen) ausgeführt ist.

Für das Event- und Teilnehmermanagement, insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen und die Evaluation sowie für die Durchführung digitaler Veranstaltungsformate setzen wir Systeme folgender Dienstleister ein:

Pretix

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Anmeldetools "Pretix" finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters: https://pretix.eu/about/de/privacy.

Venueless

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von "Venueless", ein Tool für die Erstellung und Durchführung von digitalen Events, finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters: https://venueless.org/privacy/.

Mentimeter

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von "Mentimeter", einem Tool, dass im Rahmen der Veranstaltung für interaktive Präsentationen und Umfragen genutzt wird, finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters: https://www.mentimeter.com/privacy.

Trello

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von "Trello", einem Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienstes, finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters: https://trello.com/de/trust.

Weitere Tools in den Workshops

Im Zuge der verschiedenen angebotenen Workshops werden diverse Tools, abhängig vom Inhalt des jeweiligen Workshops, genutzt und ausprobiert. Zu nennen sind hier beispielsweise GIMP, Audacity, Videoschnitt-Programme etc. Die Anwendung der Programme geschieht in Eigenverantwortung der Teilnehmer*innen, berücksichtigen Sie hierfür bitte die Datenschutzinformationen der Anbieter.

4. Aufnahmen

Im Rahmen des Fachtags „Kulturelle Bildung in Ulm I digital interaktiv" am 17.11.2020 werden ggf. Foto-, Ton- und/oder Filmaufnahmen gemacht.

Diese Aufnahmen dienen ausschließlich folgenden Zwecken:

•  Dokumentation und Evaluation des Fachtags
•  Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Fachtags und der Arbeit der Kulturabteilung der Stadt Ulm

Es wird darauf geachtet, nur besonders ansprechende und vorteilhafte Aufnahmen der Teilnehmenden zu verwenden.

Die Aufnahmen werden ggf. in bzw. auf folgenden Medien veröffentlicht:

• auf den städtischen Internetseiten
•  in der Presse
• in Dokumentationen der Kulturabteilung z.B. gegenüber dem Gemeinderat.

Die Foto-, Ton- und Videoaufzeichnungen werden sicher geschützt vor unbefugten Zugriffen aufbewahrt. Sie werden gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie angefertigt wurden, erfüllt ist.

Sie erklären sich mit der Anmeldung zum Fachtag damit einverstanden, dass die Aufnahmen zu oben beschriebenen Zwecken von Ihnen gemacht werden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Kamera oder das Mikrofon Ihres Endgerätes auszuschalten, um auf einer Aufnahme nicht sicht- oder hörbar zu sein. Außerdem wird in der Regel vor Tätigung einer Aufnahme von uns darauf hingewiesen, dass nun eine solche erfolgt.

5. Ihre Rechte

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten können betroffene Personen hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten jederzeit die folgenden Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (bei automatisierter Datenverarbeitung, Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Die Ausübung der Betroffenenrechte kann ggf. durch spezialgesetzliche Regelungen eingeschränkt sein.

Erforderlichkeit der Datenerhebung

Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist erforderlich zur Bearbeitung ihres Anliegens. Ohne diese kann ihr Anliegen nicht bearbeitet werden.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an uns. Wenn Sie per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre Einwilligung, die mitgeteilte E-Mail-Adresse zur Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung zu nutzen. Nach Erledigung der Anfrage werden personenbezogene Daten gelöscht.