Erfolgreiche B2B-Events: Die ersten Schritte zum Erfolg

5. Juni 2024

B2B-Events sind eine großartige Gelegenheit, Geschäftskontakte zu knüpfen, Partnerschaften zu stärken und sowohl mit bestehenden als auch neuen Kund*innen zu sprechen. Aktuell erlebt die Eventbranche im Businessbereich einen regelrechten Aufschwung. Denn laut einer Studie aus dem Jahr 2024 nennen 80% der Befragten Präsenzveranstaltungen als den vertrauenswürdigsten Marketingkanal – ein Anstieg von 5% gegenüber 2023 (Freeman).

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf den Zug aufspringen. Schließlich kann ein B2B-Event einem nur großen Nutzen bringen, oder? Leider ist das nicht ganz so einfach. Ein Businessevent will gut durchdacht, detailliert geplant und sinnvoll umgesetzt werden. Ziel ist es, sich von der breiten Masse abzuheben, eine wirklich erinnerungswürdige Veranstaltung zu schaffen und echten Mehrwert zu bieten.

Klingt kompliziert? Keine Sorge, in dieser Artikelreihe geben wir euch Best Practices und Tipps für ein gelungenes B2B-Event. Von Veranstaltungsprofis für Veranstaltungsprofis.

Art und Ziel des B2B-Events

Bevor ihr euch direkt in die Planung stürzt, ist es wichtig die Art und das Ziel des Events festzulegen. Das ist die Basis, auf der alles andere aufbaut. Ohne ein gutes Fundament kann man noch so schön planen, es fällt alles in sich zusammen.

Wieso kamt ihr im ersten Moment auf die Idee eine B2B-Veranstaltung zu planen? Was war der initiale Gedanke dahinter?

Möchtet ihr einen besonderen Anlass, wie beispielsweise ein Unternehmensjubiläum feiern oder möchtet ihr euch als Know-How-Träger innerhalb eurer Branche präsentieren? Je nachdem eignen sich verschiedene Veranstaltungsformate besser oder schlechter.

In der folgenden Tabelle haben wir einige wichtige Zielsetzungen, sowie dazu passende B2B-Veranstaltungsformate übersichtlich aufbereitet:

Genauso wichtig wie den konkreten Anlass eures Events nicht aus den Augen zu verlieren ist es, eure Zielgruppe zu kennen. Wer soll zu eurer Veranstaltung kommen?

Die häufigsten Zielgruppen sind:

Bestandskund*innen
Neukund*innen
Partner*innen
Investor*innen
Mitarbeitende
Öffentlichkeit

Konzept und Programm eures B2B-Events

Zeit ist Geld. Das gilt hier ganz besonders, denn der Besuch einer B2B-Veranstaltung wird in der Regel als Arbeitszeit gezählt. Sorgt daher unbedingt dafür, dass es sich bei eurem Event nicht nur um einen weiteren Eintrag im Kalender handelt. Schafft vielmehr einen Ort der Inspiration, an dem Menschen zusammenkommen, um sich untereinander auszutauschen und Mehrwert aus der Veranstaltung zu ziehen. In einer Welt, die zunehmend von virtuellen Interaktionen geprägt ist, bieten B2B-Events eine wertvolle Gelegenheit zum persönlichen Kennenlernen und Networking.

Der Ablaufplan soll vor allem an die Bedürfnisse eurer Teilnehmenden ausgerichtet werden. Verliert dabei aber nicht eure eigenen Unternehmensinteressen aus den Augen. Die Basis für eine erfolgreich gestaltete B2B-Veranstaltung ist, wie oben angesprochen, immer das Ziel, das ihr damit verfolgt.

Für die Ausarbeitung eines gelungenen Eventkonzepts, könnt ihr euch die folgenden Fragen stellen:

1. Unter welchem Thema bzw. Motto soll eure B2B-Veranstaltung stehen? Wie möchtet ihr es umsetzen?

Egal, ob es sich um einen Kongress, eine Jubiläumsfeier oder einen Workshop handelt, euer Event braucht einen übergeordneten Rahmen. Für zwanglosere Veranstaltungen bietet sich ein Motto an, professionellere Business-Events lassen sich gut unter einem aktuellen und branchenrelevanten Thema ausrichten.

2. Ist die Teilnahme per Einladung oder Anmeldung möglich?

Auf die ein oder andere Art müssen eure Teilnehmenden von eurem Firmenevent erfahren. Für Feierlichkeiten oder ganz besondere Gäste eignet sich eine passend zum Motto gestaltete Einladung. Andernfalls ist heute die Online-Anmeldung für B2B-Veranstaltungen üblich. Mit pretix könnt ihr zum Beispiel einen kostenfreien Ticketshop erstellen, über den euer gesamtes Teilnehmendenmanagement abgewickelt wird. So habt ihr jederzeit im Blick, wer und wie viele sich bereits für eure B2B-Veranstaltung angemeldet haben.

3. Welche Programmpunkte möchtet ihr umsetzen?

Dieser Punkt kann sich je nach Art des Events stark unterscheiden. Ein Kongress oder eine Konferenz leben von einer Agenda mit inspirierenden Speakern, eine Messe funktioniert nur in Zusammenarbeit mit spannenden Unternehmen und auf einer Jubiläumsfeier muss für Unterhaltung und Verpflegung gesorgt sein. Wie es immer so ist im Leben, sind die Grenzen allerdings fließend, weshalb nahezu jeder Programmpunkt in jedem Veranstaltungsformat seinen berechtigten Platz finden kann.

Im Fall der diesjährigen 10-Jahre-pretix-Feier verbinden wir zum Beispiel das Praktische mit dem Schönen: Inspirierendes Barcamp am Tag, lockeres Dinner-Buffet am Abend. Über das pretix-Ticketingsystem ist auch die Unterteilung einer Veranstaltung in wenigen Klicks eingerichtet.

Das richtige Budget für euer B2B-Event

Jetzt wo ihr wisst, welches Ziel ihr mit eurem B2B-Event verfolgt und eine dafür passenden Rahmen gewählt habt, ist es Zeit für die Festlegung des Budgets. Die Spanne ist vor allem im B2B enorm groß, da sich das Budget je nach Unternehmensgröße, Branche, gewähltem Veranstaltungsformat und Umfang der Gästeliste extrem unterscheiden kann. Behaltet diese Faktoren daher unbedingt im Blick.

Doch wie findet man heraus, welches Eventbudget realistisch ist?

Ein Beispiel aus der Praxis eines B2B-Events: Für unsere 10-Jahre-pretix-Feier hat es sich bewährt zunächst eine Liste anzufertigen, in welcher wir aufgelistet haben, welche einzelnen Punkte, wir uns für die Veranstaltung wünschen. Jeder Punkt wurde dabei mit einer groben Kostenschätzung versehen. Anschließend ist es wichtig die Ausgaben nach ihrer Bedeutung für das Firmenevent und die Erreichung der Ziele zu priorisieren. Während eurer Recherche und Angebotseinholung könnt ihr dann systematisch durch die Liste gehen. Durch eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben während der Planungs- und Durchführungsphase sowie eine gewisse Flexibilität, können Budgetüberschreitungen vermieden und die finanzielle Gesundheit eures Events sichergestellt werden.

Übliche Kostenpunkte von B2B-Events:

Location
Catering
Programm und Musik
Technik und Ausstattung
Personalkosten
ggf. Reisekosten
Dekoration
Reinigung
Weitere Kleinigkeiten z.B. Fotobox, Merch, Goodiebags etc.

Für Notfälle, ersten Moment vergessene Punkte oder Abweichungen lohnt es sich, einen entsprechenden Puffer einzuplanen. Es empfiehlt sich außerdem essentielle und optionale Posten in der priorisierten Liste als solche zu kennzeichnen. Um die Schätzungen schnellstmöglich durch tatsächliche Beträge zu ersetzen, sollte anschließend direkt mit der Recherche begonnen werden. Dabei direkt Angebote einzuholen spart zudem Zeit und erhöht die Effizienz eurer B2B-Veranstaltungsorganisation.

Auswahl der richtigen Eventlocation

Euer Firmenevent steht und fällt mit der richtigen Location. Daher empfehlen wir euch, diese mindestens ein Jahr im Voraus anzufragen. Je nach Exklusivität sogar früher.

Trefft am Besten eine grobe Vorauswahl und fragt die gewählten Eventlocations parallel an, um Angebote und Leistungen miteinander vergleichen zu können. Oft weichen Erwartungen und Realität voneinander ab oder euer Wunschdatum ist bereits ausgebucht. Das wäre vor allem für einen fest geplanten Produktlaunch fatal. Falls ihr bei rechtzeitiger Planung noch flexibel mit dem Datum seid, habt ihr bessere Chancen auf eure Traumlocation.

Behaltet bei der Suche und Auswahl stets den Zweck eures Events sowie euer Budget und die geplante Anzahl der Teilnehmenden im Blick. Nur so könnt ihr den optimalen Veranstaltungsort für euer individuelles Firmenevent finden. Einige Locations haben bereits Erfahrung mit der B2B-Veranstaltungsorganisation und kennen den Ablauf. Weitere wichtige Merkmale sind die Lage, Ausstattung, Atmosphäre und nicht zuletzt der Preis. Auf Ausstattung und Technik von Eventlocations gehen wir im zweiten Artikel der Reihe näher ein - stay tuned!

Beachtet außerdem, ob der Veranstaltungsort barrierefrei zugänglich ist, wenn ihr das wünscht.

Der Grundstein für euer B2B-Event ist gelegt

Mit diesen ersten Schritten habt ihr nun eine solide Grundlage für die erfolgreiche Planung eures B2B-Events. Von der Festlegung des Eventzwecks und der Zielgruppe über die Entwicklung eines überzeugenden Konzepts bis hin zur Budgetplanung und Auswahl der richtigen Location – jeder dieser grundlegenden Aspekte ist entscheidend für den Erfolg eurer Veranstaltung.

Wer jetzt denkt “Das ist doch aber noch nicht alles”, liegt damit genau richtig. Es gibt noch unzählige weitere Punkte, die in der Planung eurer B2B-Veranstaltung berücksichtigt werden sollten. Eine detaillierte Agenda, Einladungen und Tickets, ein geschmackvolles Catering, wirkungsvolles Eventmarketing - diese und weitere Themen werden wir in den kommenden Artikeln dieser Reihe für euch aufarbeiten.

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