Erfolgreiche B2B Events: Ausstattung, Networking und Marketing im Fokus

3. Juli 2024

Im ersten Artikel unserer Reihe wurde der Grundstein für die erfolgreiche Planung eures B2B-Events gelegt. Wir haben euch gezeigt, welche Veranstaltungsarten sich für welchen Zweck eignen, wie ihr ein gelungenes Eventkonzept erarbeitet, worauf ihr bei der Locationauswahl achten müsste und wie wichtig eine priorisierte Budgetplanung ist.

Das ist jedoch nur der Anfang. Deshalb zeigen wir euch im folgenden Artikel, was ihr in Sachen Ausstattung und Technik beachten müsst, wie ihr euer B2B-Event unter die Leute bringt und warum Networking für eure Teilnehmenden essentiell ist.

Eventtechnologie und -ausstattung

Dieser Punkt ist schon bei der Auswahl der Location von Bedeutung. Einige Veranstaltungsorte sind bereits mit hochwertiger Veranstaltungstechnik oder Arbeitsmaterial ausgestattet. So verfügen Workshop- und Tagungsräume in der Regel über Flipcharts, Beamer und Workshopmaterialien. Andere Räumlichkeiten hingegen sind mit einer herausragenden Lichttechnik ausgestattet, was vor allem bei abendlichen Feierlichkeiten zur Geltung kommt.

Ihr ahnt es schon, wie bei nahezu allen anderen Punkten kommt es hier darauf an, was für ein Veranstaltungsformat ihr für euer B2B-Event gewählt habt. Welche Veranstaltungsformate sich für euer Event eignen, haben wir im ersten Artikel dieser Reihe für euch aufbereitet. Behaltet also auch hier unbedingt euren Veranstaltungszweck sowie die Anforderungen und Erwartungen eurer Teilnehmenden im Blick.

Wir empfehlen euch auch hier eine Liste mit sämtlichen Ausstattungsmerkmalen, die ihr euch wünscht, anzufertigen.

Einige Beispiele:

Audio- und Videotechnik
Beleuchtungstechnik
Präsentations- und/oder Workshopmaterialien
Internetzugang
B2B-Veranstaltungsapps
Interaktive Software, z.B. Live-Umfrage- und Q&A-Tools oder Networking-Plattformen
Einlass-Scanner (mit der pretixSCAN-App reicht hierfür sogar euer eigenes Android-Smartphone)
Garderoben
Sanitäranlagen
Sicherheits- und Notfalltechnik (z.B. Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Set, etc.)

Diese Beispiele dienen dazu, euch einen Überblick und Denkanstoß zu geben. Seid also kreativ und überlegt, welche Merkmale für eure individuelle B2B-Veranstaltung relevant sind und gut zu eurem Konzept passen.

Letztendlich kann eine sorgfältige Planung und Auswahl der richtigen Technologie und Ausstattung dazu beitragen, ein erfolgreiches und beeindruckendes B2B-Event zu gestalten, das die Erwartungen eurer Teilnehmenden erfüllt und einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Networking für eure Teilnehmenden

Einerseits gehören Networking-Möglichkeiten zur Ausstattung, andererseits ist dieser Punkt insbesondere im B2B so wichtig, dass wir ihn hervorheben möchten. Schließlich wissen wir alle: Kontakte und eine gewisse Portion Vitamin B können nicht schaden.

Das bestätigt auch eine Studie des Innovationsverbunds Future Meeting Space, in der 91% der Befragten angaben, dass Networking ein relevanter Einflussfaktor für den Besuch einer Veranstaltung ist (Fraunhofer Institut).

Ergänzt die Agenda eurer Veranstaltung daher um genügend Pausen und Breakout-Sessions. Diese sind eine ideale Gelegenheit für den informellen Austausch unter euren Teilnehmenden. So können strategisch gut gelegte Kaffeepausen zu inspirierenden Gesprächen führen. Wählt den Zeitpunkt hierfür beispielsweise direkt nach einem Vortrag oder einem Workshop zu einem aktuell stark diskutierten Thema, um den Bedarf nach Austausch unter euren Teilnehmenden zu verstärken.

Zusätzlich lohnt es sich, Breakout-Sessions in eure Agenda einzubauen. Dabei handelt es sich um thematisch passende Diskussionen oder Aktivitäten in einer kleineren Gruppe. Hierdurch fördert ihr tiefere Gespräche und den Austausch zu spezifischen Themen, da es den meisten leichter fällt ihre Meinung in einer kleineren Gruppe zu äußern und sich aktiv an Diskussionen zu beteiligen. Diese Sessions können thematisch vorgegeben oder offen gestaltet werden, um den Bedürfnissen eurer Teilnehmenden gerecht zu werden. Wenn ihr zusätzlich eine lockere Atmosphäre schafft, könnt ihr aktiv die Interaktion und den Aufbau wertvoller Geschäftskontakte unter euren Teilnehmenden fördern - eine optimale Methode für eine höhere Teilnehmendenzufriedenheit und die Steigerung des Erfolgs eurer Veranstaltung.

Verpflegung und Catering für euer B2B-Event

“Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen.” - das wusste damals schon Sokrates.

Entsprechend wichtig ist die Verpflegung während eures Events. Unabhängig von der Art der Veranstaltung, sollte auf jeden Fall zumindest für etwas zu Trinken gesorgt sein - stilles und sprudeliges Wasser reichen manchmal schon aus, bei anderen Events wird eine abwechslungsreiche Getränkeauswahl erwartet. Wie so oft, hängt die Entscheidung von eurem individuellen Event und dessen Größe ab.

Um diesem Punkt die Aufmerksamkeit zu geben, die er verdient, haben wir alle wichtigen Informationen und Tipps zum perfekten Catering in einem separaten Artikel für euch aufbereitet.

Marketing und Promotion

Die Planung und Ausrichtung einer B2B-Veranstaltung erfordern eine Menge zeitlicher und finanzieller Ressourcen. Wenn dann die Teilnehmenden ausbleiben, ist es nicht nur schade, sondern auch unprofitabel für euer Unternehmen.

Sobald ihr die vorher in diesem Artikel besprochenen Punkte für eure Veranstaltung geklärt habt und die Eckdaten feststehen, solltet ihr dafür sorgen, dass euer Event Bekanntheit erlangt. Hierfür stehen euch im Marketing verschiedene Kanäle zur Verfügung, die sich je nach eurer Branche und eurem Veranstaltungsformat unterschiedlich gut eignen.

Im B2B-Veranstaltungsmarketing sind Kanäle wie E-Mail, Social Media und eure Unternehmenswebsite gute Kontaktpunkte, um Aufmerksamkeit zu erlangen. Je nach Größe Eurer Veranstaltung kann auch das Schalten bezahlter Werbung sinnvoll sein, zum Beispiel als Display-Ad oder bezahlte Suchmaschinenanzeige.

Egal, welchen Kanal ihr im Eventmarketing wählt, stellt auf jeden Fall sicher, dass alle relevanten Informationen wie Datum, Ort, Agenda und Anmeldeinformationen enthalten sind. Ihr habt euch bereits coole Programmpunkte mit Mehrwert ausgedacht? Perfekt, genau das muss auf euer Werbematerial!

Nutzt auch Partnerschaften mit Branchenorganisationen, um die Reichweite eures B2B-Veranstaltungsmarketings zu erhöhen. Ladet diese Leute doch zum Beispiel auch ein, das stärkt die Beziehung und zeigt Wertschätzung.

Wenn eure Teilnehmenden ohnehin nur mit Einladung an eurem Firmenevent teilnehmen dürfen, könnt ihr diesen Punkt vernachlässigen. Es komplett unter den Teppich kehren solltet ihr allerdings nicht. Nutzt vielmehr die Chance für eine positive Außenwahrnehmung eures Unternehmens. So könnt ihr euch beispielsweise als attraktiven Arbeitgeber präsentieren, der unvergessliche Teambuilding-Events veranstaltet. Oder ihr betont die Nachhaltigkeit eures Unternehmens, indem ihr diesem Unternehmenswert besondere Aufmerksamkeit schenkt, die sich auch in euren B2B-Veranstaltungen widerspiegelt.

Eure B2B-Event-Planung nimmt Fahrt auf

Im zweiten Teil unserer Artikelreihe haben wir uns intensiv mit der weiteren Planung eures B2B-Events beschäftigt. Nachdem im ersten Artikel der Grundstein gelegt wurde, haben wir nun erläutert, wie wichtig die richtige Eventtechnologie und -ausstattung sowie das Catering sind. Außerdem haben wir die Bedeutung von Networking-Möglichkeiten betont und verdeutlicht, dass ihr die Macht von Marketing und Promotion für eure B2B-Veranstaltung auf keinen Fall unterschätzen solltet.

Sicher ist euch bereits aufgefallen, dass dies noch nicht alles ist. Es gibt noch eine Vielzahl an weiteren Themen, die für die Planung der perfekten B2B-Veranstaltung relevant sind. Freut euch also auf den dritten Artikel unserer Reihe, in dem wir uns voll und ganz den Gaumenfreuden eines geschmackvollen Caterings hingeben werden.

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