Erfolgreiche Events: Die 5 Schritte zum perfekten Catering

15. Aug. 2024

Lesezeit: 3 Minuten

Die Planung einer Veranstaltung kann eine entmutigende Aufgabe sein. Es gibt viele Details zu beachten: Von der Gästeliste über die Dekoration bis hin zur Programmplanung. Diese Themen haben bereits in den ersten beiden Artikeln dieser Reihe ihren Platz gefunden.

Einer der wichtigsten Aspekte in der Veranstaltungsplanung ist das Essen, um das hier heute gehen soll. Schließlich möchtet ihr eure Gäste nicht hungrig oder unzufrieden nach Hause schicken, oder?

Die Beauftragung eines Catering-Unternehmens wird zwar einen großen Teil eures Budgets in Anspruch nehmen, aber letzten Endes erspart es euch eine Menge Zeit und Stress.

Wasabi-Eis auf Gurken, Cheeseburger-Kuchen oder Rote-Grütze-Muffins – ganz so ausgefallen muss die Verpflegung für eure Veranstaltung aber nicht werden. Doch was gilt es nun wirklich zu beachten?

Zeit ist Geld?

Als erstes betrachten wir die unangenehmste Seite des professionellen Caterings: die Finanzen. Denn gutes Catering ist teuer. Es macht vermutlich sogar neben der Buchung von Räumlichkeiten den größten Teil eures Eventbudgets aus. Mit dem Catering kauft ihr aber unter Umständen nicht nur die Speisen und Getränke, sondern auch Dienstleistungen wie Personal und Equipment. Ein gutes Catering beinhaltet auch immer Menüvorschläge und Planungshilfe. Denkt am besten vorher darüber nach, wie viel Budget ihr für die Bewirtung erübrigen könnt. Wie ihr bei der Budgetplanung vorgehen könnt, haben wir bereits im ersten Artikel der Reihe beleuchtet.

Rechtzeitig planen!

Ein Caterer braucht Zeit für die Menüplanung und diese Zeit hängt an verschiedenen Faktoren. Wie viele Teilnehmende müssen verpflegt werden? Um was für eine Veranstaltungssituation handelt es sich (braucht es eine Hochzeitstorte oder nur Fingerfood etc.). Wichtig sind außerdem die vorhandenen Räumlichkeiten für den Aufbau. Mai, Juni, September und November sind erfahrungsgemäß Spitzenzeiten – bucht also rechtzeitig mit genügend Vorlauf!

Macht sie alle glücklich!

Für einen verantwortungsvollen Caterer sind vegan, Laktoseintoleranz, koscher oder grundsätzlich Nahrungsmittelunverträglichkeiten längst keine Fremdwörter mehr und er sollte entsprechend gut darauf vorbereitet sein.

In pretix ist es möglich, individuelle Fragen während des Bestellprozesses zu generieren. So kann man jederzeit und für jede Veranstaltung herausfinden, ob man solche Unverträglichkeiten berücksichtigen sollte.

Moment mal, vegan? Was kann man da überhaupt essen?

Auch, wenn ihr selbst mit veganen Speisen bisher noch keine Berührungspunkte hatten: Seid euch sicher, dass sich auf euren größeren Veranstaltungen der eine oder die andere Veganer*in tummeln werden. Findet doch einfach mal den kleinsten gemeinsamen Nenner für euer Catering. In den meisten Fällen besteht das Catering auf Veranstaltungen aus 10% veganen Speisen - „weil man ja sowieso nicht mit so vielen dieser Spezies rechnet“. Das endet dann darin, dass die restlichen 90% „nur mal probieren“ wollen und die vegan essenden Gäste hungrig auf eurer Veranstaltung sitzen und genervt sind.

Macht es also besser: Auch Nicht-Veganer*innen sterben nicht an Mangelernährung, sobald sie sich mal einen Tag nicht von Schnitzel oder Käsebrot ernähren. Der Bonus dabei ist auch, dass ihr viele Unverträglichkeiten damit ebenfalls direkt umgeht. Zusätzlich ist es nachhaltigerund oft sogar günstiger, auf tierische Produkte zu verzichten - eine win-win-Situation.

Denkbar wären beispielsweise gefüllte Kartoffeln, Naturreis-Salat, Linsentaler, Falafel, Rohkost-Salate, Gemüse-Spieße, Gazpacho usw. Alles laktosefrei und mit ein bisschen Nachdenken sind diese Speisen dann sogar noch glutenfrei, was euch Gäste mit einer Unverträglichkeit danken werden. Auch weitere Allergene wie Nüsse solltet ihr mit eurem Caterer besprechen.

Legt einen Schwerpunkt fest

Jede Veranstaltung verfügt über ein bestimmtes Budget und es ist wichtig, dass ihr eure Schwerpunkte von vornherein festlegt, denn es ist schwierig bis fast unmöglich die Aspekte Qualität, Zeit, Preis- und Kostenvorgaben in Einklang zu bringen. Im Event-Catering könnt ihr wirklich über unzählige Möglichkeiten Geld ausgeben. Deshalb ist es so wichtig, dass ihr euer Hauptanliegen im Fokus behaltet. Was ist euch besonders wichtig? Benötigt ihr eher verschiedene Menüs oder passt Fingerfood besser zu eurer Zielgruppe? Benötigt ihr mehr Servicekräfte, weil das Publikum schon etwas älter ist? Soll Alkohol ebenfalls ausgeschenkt werden?

Manchmal nicht vermeidbar: Die Stornierung

Wenn uns die Pandemie eines gelehrt hat, dann die Tatsache, dass es immer unerwartete Probleme geben kann. Solltet ihr eure Veranstaltung absagen müssen, dann seid ihr bestimmt froh darüber, vorab mit eurem Caterer alle Möglichkeiten und Kosten für die Stornierung geklärt zu haben. Das kann euch vor finanziellen Verlusten schützen. Vergleicht also sorgfältig das Angebot.

In pretix selbst ist die Stornierung übrigens denkbar einfach. Ihr könnt die Veranstaltung einfach über einen Button absagen und habt dann auch direkt die Möglichkeit, die Art der Erstattung für die gebuchten Tickets auszuwählen.

Ihr seht: es gilt einiges zu beachten, um eure Veranstaltung mit einem gelungenen Catering abzurunden, aber die zufriedenen und glücklichen Gesichter eurer Teilnehmenden werden euch für alle Mühen belohnen.

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