Erfolgreiche B2B-Events: Der letzte Schliff und die Evaluation

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Wie jede noch so schöne Veranstaltung irgendwann endet, neigt sich auch unsere Artikelreihe zur erfolgreichen Eventplanung langsam dem Abschluss zu.

Worüber wir in den vorherigen Artikeln gesprochen haben, erfahrt ihr im folgenden kleinen Rückblick:

Im ersten Artikel haben wir den Grundstein für eine erfolgreiche Eventplanung gelegt, indem wir unter anderem über das Eventkonzept und die Festlegung eines Eventbudgets gesprochen haben. Der zweite Artikel beschäftigte sich mit der wichtigen Interaktion zwischen euch und euren Teilnehmenden. Im dritten Part haben wir uns voll und ganz auf ein geschmackvolles Catering konzentriert.

Und was erwartet euch heute?

Im heutigen Artikel dreht sich alles um die entscheidenden letzten Schritte: Wie können sich eure Teilnehmenden unkompliziert und schnell für euer Event anmelden, und wie könnt ihr nach der Veranstaltung den Erfolg eures Events messen und bewerten?

Einfache Registrierung und flexibles Ticketing für euer B2B-Event

Die Location ist gebucht, euer Eventkonzept steht, Einladungen sind versendet und die Marketingkampagnen sind geplant. Doch wie melden sich eure Teilnehmenden nun an?

Ein simpler, aber umständlicher Weg ist es, alle Anmeldungen per Mail oder Kontaktformular zu erhalten und manuell zu erfassen. Für sehr kleine Veranstaltungen mag das eine Möglichkeit sein, strahlt jedoch wenig Professionalität aus und frisst vor allem viel Kapazität, Zeit und Nerven. Besonders bei B2B-Events, die nur per Einladung funktionieren oder kostenlos sind, erscheint es auf den ersten Blick einfacher, die Anmeldung selbst zu übernehmen. Aber das manuelle Pflegen von Excel-Listen lässt sich nicht einfach nebenbei erledigen und wird spätestens ab der Zahlungsabwicklung richtig kompliziert.

Effizienter ist es, auf eine B2B-Veranstaltungssoftware oder ein Ticketingsystem zurückzugreifen. Diese hilfreichen Tools werden speziell für diesen Zweck entwickelt und bieten alle Funktionen, die ihr für euer Veranstaltungsmanagement benötigt.

Beispielhafte Funktionen einer Veranstaltungssoftware:

• Design von Badges und Tickets
• Verschiedene Ticketkategorien, z.B. Standard, Early-Bird-Rabatte oder Last-Minute-Buchungen
• Gutscheine
• Buchung von Zusatzleistungen, z.B. einzelne Workshops während eines Kongresses
• Buchungsmanagement
• Automatisierter E-Mail-Versand
• und viele weitere Anwendungen.

pretix, unsere All-in-one-Ticketing-Software, ermöglicht es euch, den gesamten Ticketingprozess nahtlos abzuwickeln. Die Funktionen reichen von einem personalisierten Online-Shop bis hin zum Registrierungsprozess und Ticketverkauf mit integrierter Zahlungsabwicklung. Auch die gesamte Einlasskontrolle inklusive Ticket- und Badgedruck kann mit pretix realisiert werden. Und wenn ihr mal Fragen habt oder Unterstützung braucht, steht unser Supportteam aus Veranstaltungsprofis euch gerne mit Rat und Tat zu Seite.

Die Software eignet sich natürlich nicht nur für B2B-Events, sondern passt sich eurer individuellen Veranstaltung an. So wird pretix bereits erfolgreich für Konferenzen, Festivals, Konzerte, Shows, Ausstellungen und Workshops eingesetzt.

Nachbereitung und Evaluation eures B2B-Events

Nachdem die letzten Teilnehmenden eure B2B-Veranstaltung verlassen haben, das Adrenalin abfällt und eine zufriedene Müdigkeit an dessen Stelle tritt, beginnt die Phase der Nachbereitung und Evaluation.

Wie heißt es so schön? Nach dem Event ist vor dem Event. Selbst bei sorgfältiger Planung und Vorbereitung können während der Veranstaltung unerwartete Herausforderungen auftreten. Das ist völlig normal und bietet euch die perfekte Gelegenheit für neue Erkenntnisse und wertvolle Learnings für künftige Veranstaltungen.

Am Besten ist es, bereits während des B2B-Events wachsam zu bleiben und sich eventuelle Optimierungsmöglichkeiten direkt zu notieren. Wenn ihr gemeinsam die Augen offen haltet, werdet ihr auf jeden Fall viel mitnehmen können.

Darüber hinaus ist es üblich nach einer Veranstaltung Feedback von Teilnehmenden, Speakern, Sponsoren, etc. einzuholen, um deren Zufriedenheit sowie Anregungen und Vorschläge zu erfassen. Diese Vielfalt an Perspektiven ermöglicht euch eine ganzheitliche Betrachtung eures B2B-Events. Das eingeholte Feedback könnt ihr anschließend in Ruhe analysieren.

Des weiteren empfehlen wir euch wichtige Kennzahlen nicht nur zu erfassen, sondern auch zu interpretieren.

Beispiele für Event-Kennzahlen:

• Anzahl der Teilnehmer*innen
• No-Show-Rate (wie viele Personen angemeldet waren, aber nicht erschienen sind)
• ROI (= Return on Investment)
• Kosten je Teilnehmer*in
• Engagement-Raten beispielsweise von Diskussionen und Workshops
• ggf. generierte Leads

Diese kleine Auswahl an relevanten Kennzahlen eurer Veranstaltung bieten eine gute Ausgangsbasis, um Entscheidungen für die künftige Planung von Events zu treffen. Auch ein Vergleich der Zahlen mehrerer von euch veranstalteter Events kann wertvolle Erkenntnisse liefern.

Zusammengefasst hilft die detaillierte Erfassung quantitativer und qualitativer Daten euch dabei, Stärken und Schwächen eurer B2B-Veranstaltung zu identifizieren. Mit dieser fundierten Basis fällt es euch leichter Entscheidungen in der Planung zukünftiger Events zu treffen.

Jetzt seid ihr dran: Euer perfekt geplantes B2B-Event

Mit dieser Checkliste sowie den darin bewährten Strategien und Tipps habt ihr nun eine solide Grundlage für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen B2B-Events. Nun kommt es auf euch an. Nutzt eure Kreativität und passt die Tipps auf die Bedürfnisse eures Unternehmens an, um euer nächstes B2B-Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

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