Messen im digitalen Wandel: Aktuelle Trends und ihre Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche

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Über Digitalisierung zu sprechen wirkt mittlerweile etwas ausgelutscht. Dennoch hat das Thema seine Daseinsberechtigung, denn auch die Veranstaltungsbranche bleibt hiervon nicht unberührt. Insbesondere Messen und deren Gestaltung werden stark durch den digitalen Wandel beeinflusst.

Da Veranstaltungsplanung unser täglich Brot ist, haben wir uns genauer mit diesem vielfältigen Thema auseinandergesetzt. In diesem Blogartikel fassen wir unsere Erkenntnisse für euch zusammen, damit ihr auf jeden Fall einen Überblick über aktuelle (digitale) Trends im Messewesen und deren Auswirkungen auf die Branche erhaltet.

Hybride Veranstaltungen: Das Beste aus beiden Welten

Der Begriff “hybrid” beschreibt in der Regel etwas Vermischtes aus zwei oder mehreren Dingen. Dementsprechend kombinieren hybride Veranstaltungen das traditionelle Veranstaltungserlebnis vor Ort mit digitalen Elementen und bieten damit sowohl physische als auch virtuelle Teilnahmeoptionen. Diese Entwicklung wurde vor allem durch die Pandemie im Jahr 2020 vorangetrieben und hat sich mittlerweile als fester Bestandteil der Veranstaltungsbranche etabliert. Hybride Formate geben euch die Möglichkeit, eine breitere Zielgruppe anzusprechen, da eure Teilnehmenden flexibel entscheiden können, wie sie an eurer Messe teilnehmen möchten.

Mit einem virtuellen Zugang werden beispielsweise Reisekosten und -zeiten eingespart, was die Hürde zur Teilnahme enorm herabsenkt. Auch Personen mit familiären Verpflichtungen haben es einfacher eure Veranstaltung zu besuchen, wenn diese online oder hybrid stattfindet. Handelt es sich um eine internationale Messe, bei der lange Anreisewege dazugehören, fördert eine virtuelle Teilnahme die Nachhaltigkeit , indem auf Kurzstreckenflüge verzichtet werden kann.

Für das Ticketing bedeuten hybride Formate, dass Lösungen angeboten werden müssen, die sowohl den Verkauf physischer Tickets als auch die Registrierung für virtuelle Zugänge ermöglichen. Darüber hinaus gewinnen digitale Networking-Plattformen immer mehr an Bedeutung.

Mit unserem Tool Venueless ist beides optimal kombinierbar. Venueless, eine von uns angebotene Plattform für digitale und hybride Events, funktioniert nach einem flexiblen Baukastenprinzip, d.h. ihr könnt euer hybrides oder digitales Event mit verschiedenen Modulen nach euren Vorstellungen gestalten. Von parallel laufenden Live-Streaming-Bühnen und Workshop-Räumen bis hin zu eigenen Profilen der Teilnehmenden, kann mit Venueless eure gesamte Eventwelt in einem Tool abgebildet werden. Dank Integrationen zu pretix und pretalx können Ticketing und Programmplanung ebenfalls effizient abgewickelt werden.

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) begegnet uns mittlerweile nahezu überall - auch im Messebereich. So ermöglichen KI-gesteuerte Chatbots und automatisierte Kommunikationstools es, Anfragen von Messebesuchenden und Ausstellenden rund um die Uhr zu beantworten und deren Customer Experience zu verbessern. Darüber hinaus kann KI verwendet werden, um personalisierte Messeerlebnisse zu schaffen, indem sie euren Besuchenden individuelle Empfehlungen basierend auf ihren Interessen und Verhaltensmustern gibt. Diesem Thema haben wir unter der nächsten Überschrift einen ganzen Punkt gewidmet.

Zusätzlich bietet die Integration von KI die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, wodurch die Planung und Durchführung eurer Messe an Effizienz gewinnt. Zum Beispiel könnt ihr den Registrierungsprozess automatisieren, Daten in Echtzeit analysieren und wertvolle Insights für die Optimierung zukünftiger Messen gewinnen.

Maßgeschneiderter Messebesuch für eure Teilnehmenden

Mit der zunehmenden Verfügbarkeit verschiedenster Daten wächst auch die Möglichkeit, eure Messebesuchenden individuell anzusprechen und gezielt auf ihre spezifischen Bedürfnisse einzugehen. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die personalisierte Ansprache, sondern um weitere personalisierte Inhalte und Empfehlungen, basierend auf dem Verhalten und den Interessen eurer Teilnehmenden - in der heutigen Informationsflut fast schon ein Muss.

Von der Anmeldung über die Teilnahme bis hin zur Nachbereitung können Inhalte und Empfehlungen genau auf die Interessen und das Verhalten jeder einzelnen Person zugeschnitten werden. Beispielsweise können personalisierte Agenda-Vorschläge erstellt werden, in denen die Vorträge, Workshops oder Ausstellende hervorgehoben werden, die am besten zu den jeweiligen Präferenzen passen. Auch während der Messe selbst können Empfehlungen abgegeben werden, z.B. bei Einsatz einer Veranstaltungsapp durch Push-Benachrichtigungen.

Diese individuelle Ansprache hilft nicht nur dabei den Messebesuch effizienter zu gestalten, sondern birgt auch das Potenzial die Zufriedenheit eurer Teilnehmenden zu steigern - dank erfolgreicher Messetage mit wertvollem Input.

Im Sinne der Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist längst nicht mehr nur ein nice-to-have, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Messen. Veranstaltende stehen vor der Herausforderung, ihre Events so umweltfreundlich wie möglich zu gestalten. Vor allem im international geprägten Messeumfeld mit beeindruckend gestalteten Ständen ist das keine leichte Aufgabe. Aber keine Sorge, es gibt genügend Schrauben an denen gedreht werden kann. Das Angebot digitaler Tickets, der Einsatz erneuerbarer Energieträger, die Förderung umweltfreundlicherer Transportmittel, die Reduktion von Abfällen (vor allem im Standbau) sind nur einige Beispiele. Wie ihr mit nachhaltigen Events punkten könnt, zeigen wir euch ausführlich in einem anderen Artikel.

Mehr erleben

Messen sind weit mehr als nur ein Treffpunkt zum Kontakte knüpfen und Informationsaustausch. Sie sind Erlebnisse, die eure Teilnehmenden positiv in Erinnerung behalten sollen, um eure Veranstaltung im besten Fall erneut zu besuchen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, über das reine Präsentieren von verschiedenen Ausstellenden hinauszugehen und ein ansprechendes Rahmenprogramm zu gestalten.

Der abwechslungsreiche Mix aus branchenrelevanten Ausstellern und inspirierenden Speakern legt den Grundstein für eine erfolgreiche Messe. Doch um eure Veranstaltung wirklich zu etwas Besonderem zu machen, lohnt es sich das klassische Format frontaler Vorträge zu durchbrechen und interaktivere Elemente einzubauen. Ein erster Schritt kann das Einbinden von Round-Tables sein. Hier diskutieren Expert*innen aus verschiedenen Bereichen – sei es aus unterschiedlichen Unternehmen, der Forschung oder der Lehre – über aktuelle, für eure Teilnehmenden relevante Themen. Durch diese Vielfalt an Perspektiven erhalten eure Besuchenden wertvolle Einblicke und erhalten die Gelegenheit sich in die verschiedenen Standpunkte einzudenken.

Darüber hinaus sind neuere Technologien wie Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) eine Möglichkeit, eure Messebesuchenden zur interaktiven Teilnahme einzuladen. Sie ermöglichen es den Teilnehmenden, Produkte und Konzepte nicht nur zu sehen, sondern sie auch hautnah zu erleben und selbst auszuprobieren. Das weckt nicht nur Interesse, sondern auch Begeisterung – wann bietet sich schließlich sonst die Gelegenheit dazu?

Networking neu gedacht

Messen sind seit jeher eine hervorragende Plattform zum Networking - daran ändert auch die steigende Bedeutung von digitalen Marketingkanälen nichts. Vielmehr wird die Rolle von Messen als Networking-Plattform durch den Einsatz digitaler Technologien erweitert. Es ist noch gar nicht so lange her, dass Kontakte erst auf der Veranstaltung geknüpft und dort Visitenkarten ausgetauscht worden. Das hat sich in den letzten Jahren maßgeblich verändert. So bieten Online-Plattformen und Apps den Teilnehmenden heute die Möglichkeit, sich bereits im Vorfeld der Messe zu vernetzen, Kontakte zu knüpfen und Diskussionen zu starten.

Außerdem lässt sich auch das Kontakthalten nach der Messe mit digitalen Technologien erheblich vereinfachen. So gibt es spezielle Lead Scanning Apps, die es ermöglichen die QR-Codes auf den Badges der Messebesuchenden bequem mit dem Smartphone zu scannen und damit alle Kontaktdaten schnell und papierlos zu speichern. In unserer App pretixLEAD können z.B. auch Gesprächsnotizen direkt festgehalten werden, ohne sich unleserliche Notizen auf dem knappen Platz einer Visitenkarte machen zu müssen. Damit wird sichergestellt, dass eure Messeteilnehmenden noch genau wissen mit wem sie worüber gesprochen haben - bei Hunderten Gesprächen am Tag extrem nützlich.

Zusammengefasst hat der digitale Wandel die Veranstaltungsbranche und damit das Messewesen tiefgreifend verändert und verändert sie auch weiterhin. Von der Einbindung virtueller Elemente und der Nutzung neuerer Technologien wie KI und VR bis hin zur Umsetzung nachhaltiger Konzepte und weitergedachtem Networking – die Möglichkeiten sind endlos und bieten zahlreiche Chancen zur innovativen Gestaltung erfolgreicher Messen.

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