Bereit für neue gesetzliche Anforderungen in 2025

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Das neue Jahr rückt mit schnellen Schritten näher und 2025 bringt einiges an neuen gesetzlichen Anforderungen mit, die Sie und Ihren Ticketshop betreffen. Wir arbeiten bereits seit Monaten hinter den Kulissen daran, alles vorzubereiten, damit Sie mit pretix für die neuen Herausforderungen bestens gerüstet sind. Heute möchten wir Ihnen einen Überblick über vier wichtige Änderungen geben, mit denen nächstes Jahr zu rechnen ist. Wie üblich kann dieser Artikel natürlich keine individuelle Rechtsberatung zu Ihrem konkreten Fall ersetzen und dient als Orientierungshilfe ohne Übernahme einer Haftung.

Die Themen im Überblick:

1. Einführung der E-Rechnung
2. Verpflichtung zur Barrierefreiheit
3. Anmeldepflicht für Kassensysteme
4. Verschärfung der Kassenbelegpflicht

1. Einführung der E-Rechnung

Betrifft: Deutschland

Was sich ändert:

Ab dem 01.01.2025 wird in Deutschland die “elektronische Rechnung” eingeführt. Mit elektronischer Rechnung (oder kurz E-Rechnung) ist hierbei nicht gemeint, dass Rechnungen irgendwie elektronisch, also z.B. als PDF verschickt werden, sondern spezifisch, dass diese einem strukturierten, maschinenlesbaren Format folgen. Die neue Verpflichtung betrifft alle Rechnungen, die von einem deutschen Unternehmen an ein anderes deutsches Unternehmen verschickt werden und einen Betrag von mindestens 250 € aufweisen. Rechnungen an Privatkunden, ins Ausland oder Kleinbetragsrechnungen sind nicht betroffen. Die Verpflichtung gilt auch für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Zum 01.01.2025 wird allerdings zunächst nur verpflichtend, dass jedes deutsche Unternehmen eine Rechnung entgegennehmen können muss. Der Versand einer Rechnung wie bisher z.B. als PDF-Datei bleibt bis zum 31.12.2026 (für kleine Unternehmen: 31.12.2027) zulässig. Rein formal ist dafür zwar das Einverständnis der Empfänger*in erforderlich, das ist aber nichts Neues: Auch bisher brauchte man formal das Einverständnis der Empfänger*in, um eine Rechnung als PDF-Datei zu verschicken. Das Einverständnis kann ihm Rahmen der AGB oder auch konkludent erfolgen, d.h. es reicht, wenn die Empfänger*in nicht widerspricht. Bis Ende 2026 bleibt ebenfalls der Rechnungsversand auf Papier in allen Fällen erlaubt.

Das genaue maschinenlesbare Format ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. In Deutschland gibt es derzeit zwei populäre Formate:

• XRechnung, ein aus dem öffentlichen Sektor stammendes Format, bei dem die Rechnung nicht mehr direkt menschenlesbar ist, sondern nur als strukturierte XML-Datei vorliegt.
• ZUGFeRD, ein aus der Industrie stammendes Format, bei dem die Rechnung eine hybride Datei aus menschenlesbarem PDF-Teil und maschinenlesbarem XML-Teil bildet.

Diese Dateien können dann wie gehabt z.B. per E-Mail verschickt werden, wobei damit zu rechnen ist, dass sich andere Übertragungswege z.B. über Rechnungsaustauschportale auch etablieren werden. Alle Details finden sich im entsprechenden Schreiben des BMF vom 15.10.2024.

Zu erwarten ist, dass es in den Folgejahren zu weiteren Entwicklungen in diesem Themenfeld kommt, wie z.B. einem nationalen Meldesystem für alle ausgestellten Rechnungen. Im Zeitraum 2030-2034 sollen diese nationalen Systeme und Regelungen dann europaweit harmonisiert werden und auch für internationale Umsätze gelten.

Wie pretix Sie unterstützt und was Sie tun müssen:

pretix kann bereits heute eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ausstellen. Dieses hybride Format hat den entscheidenden Vorteil, dass es “abwärtskompatibel” ist. Wer mit einer E-Rechnung nichts anfangen kann (z.B. Privatkunden, Kunden im Ausland), greift einfach auf den sichtbaren PDF-Teil der Rechnung zu und wird in seinem Prozess nicht gestört, gleichzeitig ist der enthaltene XML-Teil eine gültige E-Rechnung. Um ZUGFeRD in pretix zu nutzen, müssten Sie in Ihrer Veranstaltung die Erweiterung “ZUGFeRD-Rechnungen” aktivieren und dann in den Rechnungseinstellungen ein Rechnungslayout mit aktivierter ZUGFeRD-Erweiterung nutzen.

Wir arbeiten derzeit noch an Verbesserungen unserer E-Rechnungs-Unterstützung und werden noch in diesem Jahr die Bedienung im Backend optimieren sowie die Erfassung von Steuer-Regeln verbessern, sodass auch umsatzsteuerliche Sonderfälle (wie z.B. bestimmte Steuerbefreiungen) in der E-Rechnung vollständig abgebildet werden können. Sobald diese Arbeiten abgeschlossen sind, werden wir eine ausführliche Anleitung veröffentlichen, wie Sie mit pretix schnell und einfach E-Rechnungen aktivieren können.

In der Zwischenzeit empfehlen wir, zuerst Ihre Rechnungseingangsprozesse unter die Lupe zu nehmen: Während der Versand noch eine Übergangsfrist hat, gilt das hier nicht. Wenn Ihnen ab 01.01.2025 jemand eine E-Rechnung schickt, werden Sie diese akzeptieren, verbuchen und bezahlen müssen.

2. Verpflichtung zur Barrierefreiheit

Betrifft: Europäische Union

Was sich ändert:

Die Europäische Union hat im Jahr 2019 eine Richtlinie erlassen, die den Barrierefreiheitsanforderungen insbesondere an digitale Produkte und Dienstleistungen ein neues Gewicht verleiht. Diese Richtlinie muss von jedem EU-Mitgliedsstaat spätestens nächstes Jahr in nationales Recht umgesetzt werden. In Deutschland geschieht dies zum 28.06.2025 mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Im Folgenden wird speziell auf die deutsche Rechtslage eingegangen, die zu anderen EU-Staaten im Detail abweichen kann – die grundsätzlichen Regelungen treten jedoch europaweit in Kraft.

Vom Umfang der Regelungen wird zwar nicht grundsätzlich jede Website erfasst, wohl jedoch jegliche “Dienstleistung im elektronischen Geschäftsverkehr” mit Verbrauchern. Nach gängiger Interpretation des Gesetzes, der wir uns anschließen, umfasst dies jeden Online-Shop und jede Online-Terminbuchung. Damit gehen wir davon aus, dass dieses Gesetz fast alle pretix-Anwender*innen in der EU betrifft. Ausnahmen gelten lediglich für

• den Verkauf reiner B2B-Dienstleistungen, die für Verbraucher*innen nicht zugänglich sind
• sowie Dienstleistungen von Kleinstunternehmen (weniger als 10 Mitarbeiter sowie weniger als 2 Mio. € Jahresumsatz und Bilanzsumme, siehe Leitlinie des BMAS).

Was “barrierefrei” hierbei genau heißt, wird vom Gesetzgeber recht unübersichtlich definiert, läuft für die Gestaltung von Webseiten aber effektiv auf die bereits bekannte Norm WCAG in Stufe AA hinaus.

Wie pretix Sie unterstützt und was Sie tun müssen:

Wir haben bereits vor einigen Jahren in die Barrierefreiheit unserer Ticketshops investiert und werden bis Inkrafttreten des Gesetzes alle gängigen Funktionen der pretix-Ticketshops nochmal von externen Fachleuten auf die Erfüllung der einschlägigen technischen Vorgaben testen lassen und bei Bedarf nachbessern, damit Sie auf einer solide Basis aufbauen können.

Hierbei können wir jedoch allein aufgrund der Vielfältigkeit nicht jede einzelne Kombinationsmöglichkeit unserer Funktionen testen. Vor allem können wir nur sicherstellen, dass die Software die technischen Voraussetzungen erfüllt. Dafür, dass z.B. die von Ihnen erfassten Texte verständlich sind, keine wichtigen Textinhalte in Bildern “versteckt” sind, sowie die von Ihnen gewählten Farben ausreichenden Kontrast bieten, sind Sie verantwortlich. Wir werden im Frühjahr 2025 eine Handreichung mit Empfehlungen veröffentlichen, worauf hier insbesondere zu achten ist.

In der Zwischenzeit empfehlen wir Ihnen, zu prüfen, inwieweit z.B. Ihre eigene Website von dem Gesetz betroffen ist. Wenn Sie dort Ihre Veranstaltung bewerben, muss gegebenenfalls mindestens der Weg bis zum Ticketshop (Link oder Widget) barrierefrei zugänglich sein und erfordert potentiell eine entsprechende Überarbeitung.

3. Anmeldepflicht für Kassensysteme

Betrifft: Deutschland

Was sich ändert:

Bereits in der 2020 in Kraft getretenen Gesetzgebung für Kassensysteme war vorgesehen, dass der Betrieb eines Kassensystems an das Finanzamt gemeldet werden muss. Diese Regelung war jedoch ausgesetzt, bis ein entsprechendes Mitteilungsverfahren zur Verfügung steht. Dies ist nun der Fall (siehe Schreiben des BMF von 28.06.2024), sodass eine entsprechende Meldung an das Finanzamt ab dem 01.01.2025 möglich wird. Für die Verpflichtung der Meldung gelten folgende Fristen:

• Eine Kasse, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurde und noch in Betrieb ist, ist bis zum 31.07.2025 anzumelden.

• Eine Kasse, die nach dem 01.07.2025 angeschafft wird, ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung anzumelden.

• Eine Kasse, die nach dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wird, ist innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme abzumelden.

• Eine Kasse, die vor dem 01.07.2025 angeschafft und wieder außer Betrieb genommen wurde, muss nicht an- und abgemeldet werden (wurde sie freiwillig angemeldet, muss sie natürlich auch abgemeldet werden).

Der Begriff “Anschaffung” ist hier weit gefasst zu verstehen und umfasst auch die Miete einer Kasse, auch kurzzeitig für nur eine Veranstaltung. Jede bei uns gemietete Kasse, die nach dem 01.07.2025 in Betrieb ist, muss also innerhalb der oben genannten Fristen an- und wieder abgemeldet werden.

Die Meldung erfolgt elektronisch, z.B. über ELSTER, und erfolgt immer für alle Kassen einer Betriebsstätte gleichzeitig. Wenn Sie also an einer Betriebsstätte Kassensysteme mehrerer Hersteller einsetzen (z.B. pretixPOS für Ihren Einlass und ein anderes System für Ihre Gastronomie), müssen Sie dennoch eine Meldung abgeben, in der alle Kassen beider Systeme zusammengefasst werden.

Wie pretix Sie unterstützt und was Sie tun müssen:

Unser Entwicklungs-Team arbeitet derzeit an einer Funktion, die die Erfassung aller für die Meldung relevanter Daten im pretix-Backend ermöglicht – soweit möglich natürlich durch die vorliegenden Daten der Kassen automatisch vorbefüllt. Falls Sie mehrere Kassensysteme einsetzen und die Meldedaten zentral in pretix verwalten wollen, wird auch der Eintrag einer “externen” Kasse bei uns im System mit den notwendigen Daten möglich sein.

Anschließend erstellt pretix für Sie eine XML-Datei, die z.B. auf ELSTER.de hochgeladen werden kann, um sie an das Finanzamt abzuschicken. Dadurch möchten wir den Prozess der An- und Abmeldung für Sie so unbürokratisch wie möglich gestalten. Wir rechnen mit einer Verfügbarkeit dieser Funktion im ersten Quartal 2025. Vorher müssen Sie nicht aktiv werden.

4. Verschärfung der Kassenbelegpflicht

Betrifft: Deutschland

Was sich ändert:

Bereits seit 2020 gilt in Deutschland an allen Registrierkassen eine Pflicht zur Ausgabe von Kassenbelegen. Bisher waren Verstöße gegen diese Ausgabepflicht jedoch nicht sanktionierbar. Laut dem vorliegenden Entwurf des nächsten Jahressteuergesetzes soll sich das zum 01.01.2025 ändern. Die fehlende Ausgabe eines Kassenbelegs kann dann von den Steuerbehörden mit einem Bußgeld belegt werden, selbst wenn die Kassenführung ansonsten einwandfrei ist.

Wie pretix Sie unterstützt und was Sie tun müssen:

pretixPOS unterstützt selbstverständlich bereits die Ausgabe von Kassenbelegen über einen Belegdrucker. Wir empfehlen, spätestens ab 01.01.2025 bei jedem Verkauf Kassenbelege unaufgefordert auszudrucken und den Käufer*innen auszuhändigen.

Da es grundsätzlich zulässig ist, Kassenbelege auch digital auszuhändigen, planen wir im Sinne der Ressourcen- und Kostenvermeidung beim Belegpapier unsere Möglichkeiten zur digitalen Belegausgabe zu verbessern. Aktuell kann der Beleg bereits per E-Mail verschickt werden, das ist in der Praxis allerdings zu umständlich. Für Kassenhardware, die über ein geeignetes zweites Display verfügt (z.B. viele von uns verkauften Geräte von HP oder Sunmi), werden wir daher im Laufe des Jahres 2025 eine Möglichkeit zur Belegausgabe per QR-Code anbieten.

Die digitale Belegausgabe erfordert das Einverständnis der Käufer*innen. Dieses darf zwar auch stillschweigend erfolgen, falls jedoch ein Papier-Beleg von dem*der Käufer*in eingefordert wird, ist ein Belegdrucker in jedem Fall erforderlich.