Berlin Buzzwords: Der Weg zum erfolgreichen Online- und Hybridformat

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Es ist Frühjahr 2019 und die Planungen für die Berlin Buzzwords, Europas führende Konferenz für moderne Dateninfrastrukturen, laufen auf Hochtouren. Videoaufzeichnungen aller Programmpunkte gibt es seit der ersten Ausgabe der Konferenz und nun steht ein weiteres Mal die Frage im Raum, ob es auch einen Livestream geben soll. Nach einigen Abwägungen steht fest: Nein, denn der Aufwand ist einfach zu hoch – finanziell, aber vor allem auch logistisch. Statt in einen aufwändigen Livestream investiert das Team von Plain Schwarz, die Organisator*innen der Berlin Buzzwords, lieber in Geburtstagskuchen & Cup Cakes.

Ein Jahr später ist die Corona-Pandemie in vollem Gange und die Berlin Buzzwords steht auf der Kippe. Es muss hastig improvisiert werden, aber dank vieler pragmatisch-kreativer Lösungen und mit Unterstützung der Community steht die erste virtuelle Berlin Buzzwords. Es ist noch keine reibungslose, oder gar polierte Online-Event-Erfahrung – aber die Community lässt sich darauf ein und es macht Spaß. Wenig später hört das Team von Plain Schwarz erstmals von Venueless: „Wir haben sofort gesehen: Das könnte genau das sein, was wir für unser erstes Online-Event gebraucht hätten – eine Plattform, die Vernetzung, Livestream, Online-Workshops und mehr kombiniert und dann auch noch Open Source ist“, erinnert sich Alexander Brăteanu von Plain Schwarz.

Venueless: „Genau was wir gebraucht haben“

Anfang 2021 bot sich dann erstmals eine Gelegenheit eine Veranstaltung mit Venueless umzusetzen und der gute erste Eindruck bestätigte sich. Vor allem das nahtlose Ineinandergreifen von Venueless mit der Programmmanagement-Software pretalx und dem pretix-Ticketshop überzeugte.

Bei der zweiten komplett online stattfindenden Berlin Buzzwords wurde der Umfang von Venueless dann voll ausgeschöpft und zum Teil durch die Einbindung von Drittdiensten erweitert. In Breakout-Räumen gab es nach jeder Session die Möglichkeit mit den Sprecherinnen und Sprechern in Kontakt zu treten, ein Online-Get-Together lud zu lockeren Gesprächen am Ende des Tages ein und über die Ausstellung konnten Teilnehmende mit den Sponsoren Calls vereinbaren.

Die Konferenz war ein voller Erfolg und deutlicher Qualitätssprung vom Vorjahr. Alexander Brăteanu meint: „Unsere Speaker und Teilnehmenden waren begeistert. Das meist genannte Wort im Feedback war wahrscheinlich ‚smooth‘ – denn es hat alles einfach funktioniert.“

Die Rückkehr zu Vor-Ort-Veranstaltungen war dann aber keineswegs das Ende des Berlin Buzzwords Online-Events. Seit 2022 gibt es parallel zur Konferenz in Berlin das Programm aller vier Bühnen auch als Livestream auf Venueless – und das Angebot wird laut Alexander Brăteanu sehr gut angenommen: „Es gibt viele Menschen, die sich zwar für unsere Inhalte interessieren, aber aus verschiedensten Gründen nicht nach Berlin reisen können oder möchten. Und für diese Leute ist es echter Gewinn und für uns erschließen sich so gänzlich neue Zielgruppen.“

Vorteile wie kostenlose Tickets für Menschen, die es sich nicht leisten können, vor Ort dabei zu sein, sind einfach umzusetzen. Aber auch die Möglichkeit, Besuchende, die noch unsicher sind, ob es sich lohnt die Reise nach Berlin anzutreten, digital „schnuppern“ zu lassen, ist ein Mehrwert. Oft sind diese Menschen im nächsten Jahr dann vor Ort dabei zeigt die Erfahrung. Und auch für alle anderen Teilnehmenden kann Plain Schwarz dank Venueless die Vorteile einer Onlineveranstaltungen anbieten. Die Anreise klappt leider erst am Nachmittag des ersten Veranstaltungstags? Kein Problem, der Zugang zum Livestream ist im Ticket enthalten. Selbiges gilt natürlich für eine frühe Abreise aber auch wenn am Vormittag noch ein wichtiger Call vom Hotelzimmer aus geführt werden muss, hilft das Hybridevent dabei weniger Sessions der Berlin Buzzwords zu verpassen und bietet einen echten Mehrwert.

Funktionsumfang gewachsen, Aufwand reduziert

Das Online-Angebot der Berlin Buzzwords konzentriert sich inzwischen auf das Wesentliche: Eine solide, gut strukturierte Plattform für die Livestreams, die Möglichkeit sich mit anderen Online-Teilnehmenden auszutauschen und sich mit Fragen an den Q&As zu beteiligen.

Die frühere Befürchtung Livestreams und Online-Events könnten den Aufwand und Kosten massiv erhöhen, hat sich nicht bewahrheitet. Die Einrichtung ist schnell und in der vertrauen Umgebung selbstständig sehr gut zu bewältigen. Zeitgleich wachsen die Möglichkeiten, die Venueless bietet fortlaufend: Features, die im ersten Jahr noch fehlten, konnten später integriert werden. So wurde beispielsweise die Landing Page informativer, eine Umfragefunktion integriert und in den letzten Monaten kamen Funktionen für bessere hybride Events dazu.

„2025 steht der 15. Geburtstag der Berlin Buzzwords an und natürlich feiern wir das wieder mit Kuchen – aber auf ein Online-Event verzichten wir dafür nicht. Diese Zeiten sind vorbei!“, scherzt Brăteanu.

Verlässlicher Partner gefunden

Für die Berlin Buzzwords ist klar, das hybride Event mit Venueless als Eventplattform und pretix als Ticketingtool ist ein richtiges Erfolgsformat.

pretix bietet flexible Produktstrukturen und Datenhoheit beim Ticketing und vieles mehr. Von der Erfassung von Antworten auf eigens erstellte Fragen beim Buchungsprozess bis zum Check-in über die Einlasskontrolle mit pretixSCAN wird alles abgedeckt. Ein großer Vorteil für die Eventorganisation ist hierbei auch, dass pretix und Venueless aus einer Hand kommen und der Support schnell und unkompliziert zu erreichen ist. Dadurch hat Plain Schwarz als Agentur verlässliche Partner für die hybride Umsetzung der Berlin Buzzwords gefunden.