Durchstarten mit der E-Rechnung

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Wir haben im Oktober bereits über einige anstehende Gesetzesänderungen informiert. Die erste davon tritt nun in Kraft – und wir haben alles vorbereitet, damit Sie Ihre Prozesse schnell und mit wenig Aufwand umstellen können.

Zusammenfassung der Rechtslage

Zum 01.01.2025 wird in Deutschland die "elektronische Rechnung" (oder kurz E-Rechnung) eingeführt. Damit sind Rechnungen gemeint, die einem strukturierten, maschinenlesbaren Format folgen.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft alle Rechnungen, die von einem deutschen Unternehmen an ein anderes deutsches Unternehmen verschickt werden und einen Betrag von mindestens 250 € aufweisen. Rechnungen an Privatkunden, ins Ausland oder Kleinbetragsrechnungen sind nicht betroffen. Neu: Inzwischen hat die Regierung entschieden, dass auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (nach § 19 UStG) von der Regelung befreit sind.

Zum 01.01.2025 wird zunächst nur verpflichtend, dass jedes deutsche Unternehmen eine E-Rechnung entgegennehmen können muss. Der Versand einer Rechnung wie bisher (z.B. als PDF-Datei) bleibt bis zum 31.12.2026 (für kleine Unternehmen: 31.12.2027) zulässig. Rein formal ist dafür zwar das Einverständnis der Empfänger*in erforderlich, das ist aber nichts Neues: Auch bisher brauchte man formal das Einverständnis der Empfänger*in, um eine Rechnung als PDF-Datei zu verschicken. Das Einverständnis kann im Rahmen der AGB oder auch konkludent erfolgen, d.h. es reicht, wenn die Empfänger*in nicht widerspricht. Bis Ende 2026 bleibt ebenfalls der Rechnungsversand auf Papier in allen Fällen erlaubt.

Das genaue maschinenlesbare Format ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. In Deutschland gibt es derzeit zwei populäre Formate, XRechnung und ZUGFeRD. Wir halten ZUGFeRD für die bessere Wahl, da es als hybrides Format "abwärtskompatibel" ist. Wenn ein Empfänger keine Software zur Bearbeitung von E-Rechnungen hat (z.B. Privatkunden, Kunden im Ausland), stellt sich die Rechnung wie eine herkömmliches PDF-Rechnung dar, gleichzeitig ist aber ein XML-Teil mit einer gültigen E-Rechnung enthalten. Diese Dateien können wie gehabt z.B. per E-Mail verschickt werden.

Steuerkodierung

Eine gültige E-Rechnung muss maschinenlesbare Informationen über die steuerlichen Rahmenbedingungen enthalten. pretix ermöglichte bereits zuvor, Umsatzsteuer präzise zu erfassen, fokussierte sich dabei jedoch nur auf den Steuersatz. Zu einer vollständigen Angabe der Umsatzsteuer gehört jedoch mehr, nämlich in einigen Fällen auch der Grund für den Steuersatz. Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen Rechnungen mit 0% bzw. ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Hier wird zwar keine Steuer berechnet, jedoch ist es umso wichtiger, dass man der Rechnung entnehmen kann, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. Beispielsweise besteht für eine korrekte Steuererklärung ein Unterschied zwischen einer steuerfreien Position (z.B. Kleinunternehmer) und einer nicht steuerbaren Position (z.B. Umsatz mit Leistungsort außerhalb der EU).

Daher haben wir in pretix nun die Möglichkeit geschaffen, einer Steuer-Regel eine sogenannte "Steuerkodierung" mit dem Grund für die Steuer hinzuzufügen. Wir empfehlen, in allen Steuer-Regeln diese Begründung auszufüllen. Für steuerbefreite Veranstalter*innen, die E-Rechnungen ausstellen wollen, ist es empfehlenswert, aus diesem Grund ebenfalls Steuer-Regeln mit einem Satz von 0% und einem entsprechenden Grund anzulegen.

Diese Änderung ist seit dieser Woche in pretix Hosted verfügbar und wird ab pretixPOS-Version 4.3.5 auch im Kassensystem berücksichtigt. Für pretix Community und Enterprise wird sie im Januar-Release enthalten sein.

ZUGFeRD

Der wichtigste Schritt für die Ausstellung von E-Rechnungen ist die Aktivierung des ZUGFeRD-Moduls. Dies erfolgt in zwei Schritten:

• Veranstaltung wählen → Einstellungen → Erweiterungen → Funktionen → ZUGFeRD-Rechnungen → Aktivieren
• Veranstaltung wählen → Einstellungen → Rechnungswesen → Anpassung der Rechnungen → Rechnungslayout: "Standard-Rechnungslayout (europäischer Brief-Stil) + ZUGFeRD 2.2 Profil XRECHNUNG"

Wenn keine Rechnungen an Behördenkunden erwartet werden, kann auch das Rechnungslayout mit dem Zusatz "EXTENDED" anstatt "XRECHNUNG" verwendet werden, das etwas weniger strenge Konformitätsanforderungen hat.

Danach können Sie in Ihrer Veranstaltung das neue Menü Einstellungen → ZUGFeRD aufrufen. Hier erhalten Sie weitere Tipps und Hinweise zur korrekten Konfiguration Ihrer Veranstaltung für die Erzeugung gültiger E-Rechnungen. Sollten noch Fehler identifiziert werden, führt das System Sie direkt zur entsprechenden Option:

Wenn alles eingerichtet ist, stellt pretix E-Rechnungen aus. Diese sehen auf den ersten Blick genauso aus wie zuvor, enthalten aber einen Anhang. Dieser kann in vielen PDF-Anzeigeprogrammen in der Seitenleiste gefunden werden, hier im Beispiel für die Anzeige in Mozilla Firefox:

Offene Fragen

Ganz erledigt ist das Thema E-Rechnung damit noch nicht. Es gibt noch offene Punkte, denen wir uns in der Zukunft tiefer widmen werden:

• Die vorgeschriebene technische Norm EN16931 in ihrer gültigen Fassung ist für viele Arten von Rechnungen eigentlich nicht ausgelegt. Insbesondere sieht sie nicht vor, dass Preise vom Bruttopreis aus (also "100 € inkl. USt") statt von ihrem Nettopreis (also "100 € plus USt") aus berechnet werden, und sie sieht nicht vor, dass die USt. auf Zeilenebene statt auf Dokumentenebene ausgerechnet wird. Beides steht im Widerspruch dazu, wie pretix derzeit mit Steuern umgeht. Hierdurch kann es passieren, dass einzelne Rechnungsempfänger die E-Rechnung abweisen, weil sie aus ihrer Sicht Rundungsfehler enthält. Wir halten das Verhalten innerhalb von pretix aber eigentlich für so sinnvoll, dass wir einen Umbau, der sehr viele andere Nachteile hätte, noch vermeiden wollen. In den ZUGFeRD-Standard wurden im November bereits Rundungstoleranzen aufgenommen, mit denen sich dieses Problem umgehen lässt. Wir sehen derzeit Grund zur Hoffnung, dass auch die Norm EN16931 im kommenden Jahr eine Überarbeitung erfährt, mit der sich dieses Problem ohne Änderungen in pretix auflöst. Sollte dies nicht eintreten, prüfen wir weitere Schritte auf unserer Seite.

• Das Thema E-Rechnung betrifft nicht nur Online-Buchungen, sondern grundsätzlich auch Verkäufe an pretixPOS, sofern die Käufer*in ein Unternehmen repräsentiert und der Betrag über 250 € liegt. Dies ist auf unserer Seite noch nicht umgesetzt, wird aber rechtzeitig, bevor die Ausgabe von Rechnungen auf Papier nicht mehr möglich ist, gelöst werden. Wir haben Lösungsansätze, möchten aber auch noch ein wenig abwarten, welche Umsetzungswege sich im Markt als üblich etablieren.

• Nicht alle Empfänger akzeptieren das hybride Rechnungsformat (obwohl es laut BMF klar zulässig ist). Insbesondere Behörden bestehen teilweise darauf, dass man ihnen nur den XML-Anhang der Rechnung schickt, nicht die ganze PDF-Datei – und oft nicht per E-Mail, sondern in ein bestimmtes Portal hochlädt. Hier kann pretix bisher wenig Arbeit abnehmen, da es keinen standardisierten Weg gibt, zu erkennen, ob eine Rechnung in ein Portal gehört und wenn ja, in welches. Wir hoffen, dass sich hier in den nächsten Jahren ein standardisiertes Verfahren im Markt einstellt und wir hier noch mehr automatisieren können.

• Unsere monatliche Gebührenabrechnung wird am 01.01.2025 noch keine E-Rechnung sein – aber wenn alles glatt geht, kurz danach.