Event-Digitalisierung leicht gemacht – Ein Blick hinter die Kulissen von smartEvents
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In einer zunehmend multimedialen Welt wird die Expertise in der Veranstaltungsbranche für digitale Events immer wichtiger. Für Unternehmen, die besondere Bedürfnisse und wenig Fachwissen bei der Planung und Umsetzung digitaler Großveranstaltungen haben, kann eine Agentur große Unterstützung leisten.
Unser langjähriges Partnerunternehmen smartEvents GmbH bietet seit 2019 ein breites Spektrum an digitalen Eventlösungen, spezialisiert auf Hybrid-, Online- und Live-Events. Von Beratung bis technischen Support und Datenauswertung nach der Veranstaltung, liefert smartEvents alles aus einer Hand. Ziel ist es, andere Unternehmen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen zu unterstützen – dadurch sparen Veranstaltende Zeit und Ressourcen, die sie stattdessen in interne Prozesse stecken können. smartEvents stellt sowohl technologische Tools, als auch die benötigte Expertise bereit, beispielsweise im Bereich des Teilnehmermanagements, des Ticketings, bei Event-Apps oder bei digitalen Eventplattformen.
Wir haben mit Enrico Dessler, dem CEO von smartEvents, über das Unternehmen und die Veranstaltungsbranche gesprochen und sehr spannende Einblicke gewinnen können.
Ein Foto von Enrico Dressler, CEO von smartEvents GmbH:
Dani: Seit 2003 bist du in der Eventbranche tätig. Was hat dich dazu bewogen und wie hat sich deine Laufbahn seither entwickelt?
Enrico: Wir haben nur eine Stunde für das Interview Zeit, richtig? lacht Spaß beiseite – Mich faszinierte die Branche schon immer! Schon in der Schulzeit kam ich früh mit dem Thema Technik und Schulfunk in Berührung. Das hat sich dann schnell in die Veranstaltungstechnik, zum Beispiel für Discotheken, fortgesetzt und ging irgendwann soweit, dass ich zum Studium nach Dresden gezogen bin und dort meine Leidenschaft als Konferenztechniker weiter ausbauen durfte.
Nach dem Studium habe ich mich mit der Firma pms (professional media service) selbstständig gemacht; das war noch zu einer Zeit, als Beamer und Projektoren auf einmal sehr preiswert und handlich wurden. Ich beschloss ein paar von diesen “Dingern” zu kaufen und mich erstmal auf Medien-/Videotechnik und Informationstechnik zu fokussieren. Das lief dann auch ganz gut - wir waren daraufhin eine Weile auch für andere Unternehmen unterwegs und betrieben für diese und deren Endkund*innen unter anderem Projektoren, LED-Wände und Computer. Im Jahr 2016 entstand dann eher der Wunsch nach digitaler Veranstaltungstechnik. Zu dem Zeitpunkt gab es schon ein paar coole Spielereien auf dem Markt, wie zum Beispiel digitale Kaffee-Drucker. Mit denen sind wir auch eingestiegen und haben bei diesen Touch-Applikationen umgesetzt und bei Event-Apps reingeschnuppert. Daraufhin wurde im Rahmen der pms die smartEvents als Marke gegründet. 2019 wurde smartEvents als eigenständige GmbH eingeführt, die Firma pms gibt es aber noch bis heute. Diese wurde 2023 in “schickschön GmbH & Co. KG” umbenannt und wird aktuell durch einen zweiten Geschäftsführer geleitet.
2021 war dann smartEvents erfolgreichstes Jahr rein mit Online-Events, da waren wir zeitweise 24 Mitarbeitende. Nach der Pandemie haben wir uns dazu entschieden, auf der digitalen Schiene weiterzufahren und ein Produktportfolio aus den besten Lösungen für Live-, Online- und Hybrid-Events aus dem Sektor anzubieten. Dazu gehören unter anderem Tools für das Teilnehmermanagement, Ticketing, Event-Apps, etc. Zusätzlich kümmern wir uns darum, dass bei den Veranstaltungen alles synchron und reibungslos läuft und bringen unser technisches Know-How mit ein. Und an dieser Stelle möchte ich natürlich noch ergänzen, dass wir bei smartEvents der Meinung sind, dass pretix mit Abstand die beste Ticketinglösung auf dem Markt ist! Das ist gar keine Frage.
Dani: lacht Das ist sehr nett, das gebe ich gerne so weiter! smartEvents setzt derzeit hauptsächlich digitale Lösungen für Live-, Online- und Hybrid-Events um. Gibt es noch eine Richtung, in die ihr euch in Zukunft weiterentwickeln möchtet?
Enrico: Wollen, auf jeden Fall! In erster Linie möchten wir unsere Grundlagen gepaart mit unseren Beobachtungen der Branche in Sachen Online-Events auf eine stabile Basis bringen und davon ausgehend perfektionieren. Wir beobachten in Deutschland zwar eine hohe Technisierung, wir sehen im Bereich Eventmarketing und -organisation aber noch viel Luft nach oben. Zudem sehen wir auch, dass Softwaregenerationen sich immer weiterentwickeln, sodass immer mehr Dinge möglich sind – auch hier möchten wir parallel unsere Möglichkeiten immer weiter ausrollen und professionalisieren. Natürlich darf das Wort KI in diesem Zusammenhang nicht fehlen, allerdings mit der strengen Betrachtung von Vor- und Nachteilen.
Dani: KI ist ein großes Thema, das stimmt. Was wären deiner Meinung nach Nachteile beim Einsatz von KI im Eventbereich?
Enrico: Naja, beispielsweise können sich bei statistischen Wahrscheinlichkeitsauswertungen selbst bei einer KI Fehler einschleichen und zu falschen Prognosen führen. Außerdem: Wenn ich meine Events nur auf KI aufbaue, bekomme ich meist ein sehr gleichförmiges Ergebnis und kein individuelles Erlebnis mehr. Das kann je nachdem von Vorteil sein, aber wenn ich einzigartige Events kreieren möchte, ist der Einsatz von KI eher hinderlich.
Dani: Da hast du Recht. Kommen wir aber erstmal zum aktuellen Stand von smartEvents zurück. Du hast bereits erwähnt, dass ihr bestimmte Tools und digitale Technologien für die Umsetzung eurer Veranstaltungen nutzt - Welche Arten von Tools sind das und welche Vorteile haben diese?
Enrico: Genau, unsere Tools bilden quasi ein vierblättriges Kleeblatt ab. Diese haben den Vorteil, dass jede dieser Lösungen in Kombination für komplexe Szenarien synchron nutzbar, aber auch einzeln einsetzbar sind. So haben wir zum Beispiel von unseren B2B-Kund*innen auch einige, die “nur” pretix als Tool verwenden. Allein damit lässt sich die Eventorganisation schon um einiges erleichtern, zum Beispiel für Check-in Prozesse oder den Badgedruck, weshalb pretix für uns ein sehr wichtiger Baustein ist. Der zweite wichtige Baustein ist das Thema Teilnehmendenmanagement. Hierfür arbeiten wir aktuell sehr eng mit “evenito” aus der Schweiz zusammen, ebenfalls ein großer Partner von uns. Hier legen wir einen starken Fokus auf Eventvermarktung und -strukturierung. Außerdem nutzen wir noch RingCentral Events (damals “Hopin”) für das Streaming und Online-Events, und MEA (Mobile Event App) als Event-App.
An dieser Stelle ist es mir wichtig zu erwähnen, dass wir bei smartEvents auch “Praxis-Menschen” sind, also praktische Unterstützung über die Software hinaus anbieten. Wir kennen uns sehr gut mit vielerlei Hardware aus, bieten diese in unserem Produktportfolio mit an und unterstützen unsere Kund*innen bei Bedarf vor Ort. Ob für Badgedrucktechnologien, Netzwerktechniken, Laptops, Internetversorgung bei der Veranstaltung, etc. – wir sind die ganzheitlichen Ansprechpartner für all unsere Lösungen. Wir können den Prozess aus der praktischen, organisatorischen Seite von vorne bis hinten abbilden, bis hin zur Datenauswertung nach der Veranstaltung.
Dani: Machst du denn selbst auch noch Vor-Ort-Support oder lässt du das mittlerweile lieber jemanden aus deinem Team machen? lacht
Enrico: Äh, beides! lacht Ich habe natürlich auch Projektmanager*innen, die vor Ort sind. Aber gerade im letzten Jahr war ich aus praktischen Gründen tatsächlich nochmal viel selbst unterwegs – und ja, man kann sich vieles am Schreibtisch ausdenken, aber ab und zu ein paar Drucker in Action zu sehen und zu schauen, wo wir nachjustieren müssen, daran habe ich ein großes persönliches Interesse.
Dani: Sehr vorbildlich, hier finden wir uns auch selbst wieder! Wie steht Ihr eigentlich zum Thema Datensicherheit?
Enrico: Auch wir sind, genau wie pretix, komplett DSGVO-Konform und legen einen sehr hohen Wert auf eine hohe Datensicherheit. Intern erfüllen wir auch schon alle Voraussetzungen für eine ISO 27001 Zertifizierung und könnten damit jederzeit starten, damit das auch auf einem Blatt Papier steht (jeder, der das schonmal gemacht hat weiß, wie viel Arbeit dahinter steckt lacht).
Dani: Oh ja, das wissen wir genau! Lass uns doch mal hinter die Kulissen von smartEvents schauen. Wenn ihr ein Projekt startet: Wie sieht ein klassischer Workflow bei euch aus?
Enrico: Der Weg dorthin ist meist sehr unterschiedlich, aber am wichtigsten ist es, erstmal die Bedürfnisse der Kund*innen herauszufiltern und daraus die Kernziele zu definieren. Im Idealfall haben unsere Auftraggebenden schon eine sehr genaue Vorstellung von dem, was sie haben wollen. Einer unserer größten Kunden hat uns letztes Jahr zum Beispiel einen riesigen Ordner geschickt, auf dem detailliert schon sehr viel vorgegeben war. Aber das kann auch trügerisch sein, weil die meisten Mitarbeitenden der Kundschaft im Marketing sehr stark sind und genaue Anweisungen haben. Aber ein gutes Marketing bedeutet noch lang keine gute Veranstaltung, das haben wir über die Jahre gelernt. Nach einer ausführlichen Beratung definieren wir anschließend die Leistungen und Schnittstellen mittels eines sehr transparenten Angebots. Hier sind wir sehr flexibel und keine Freunde des “Take it or leave it”-Prinzips. Wir wissen, wie sehr sich Unternehmen von ihrer Organisation und vom Aufbau unterscheiden und wie unterschiedlich die Bedürfnisse jeweils sein können, und denen passen wir uns auch gern an. Wenn dann alles passt, geht das Projektmanagement mit dem Monitoring los. Für jedes Tool wird dann eine Zeitlinie mit Meilensteinen und Fristen skizziert und analysiert, wo für das Budget eventuelle Risiken entstehen könnten. Das Gute ist, dass wir viel Teilnehmendenkommunikation betreiben und somit schnell reagieren können, falls der Ablauf an manchen Stellen nachjustiert werden muss. Das geht mit all unseren Tools und vor allem auch mit pretix wunderbar!
Dani: Auf welches von euch umgesetzte Event bist du besonders stolz und warum?
Enrico: Wir haben zum Beispiel den Bundeswettbewerb “Stiftung Jugend forscht” mitgemacht. Das war für uns sehr beeindruckend, da wir das Event schon seit unseren Kindertagen kennen. Das mal vor Ort live zu sehen, aber auch das Event mit seinen komplexen Anforderungen und einem fantastischen Organisationsteam zu begleiten, war wirklich toll. Aber ich muss auch dazu sagen, dass es nicht immer große Veranstaltungen sind, die uns besonders im Gedächtnis bleiben, manchmal sind es auch die eher kleiner wirkenden Events. Und das was ich am spannendsten finde: Wir erhalten immer wieder faszinierende Einblicke in hochaktuelle Themen – von der Landwirtschaft bis zur Tiermedizin. Und das macht den Job für mich einfach super abwechslungsreich und motivierend!
Dani: Wow, das klingt wirklich sehr spannend. smartEvents und pretix arbeiten seit ca. 4-5 Jahren zusammen. Wie ist diese Partnerschaft eigentlich zustande gekommen?
Enrico: Über einen Kollegen von uns, der sehr in der offenen Softwareszene unterwegs war und pretix schon vorher kannte. Dieser Kollege hat pretix dann quasi bei uns vorgeschlagen, dann haben wir ein paar Testläufe gemacht und waren relativ schnell begeistert. Daraufhin entwickelte sich eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, die heute auch über die Software hinausgeht. Wir haben einen super Kontakt zum ganzen Team und haben uns auch dieses Jahr wieder auf der Best of Events in Dortmund ausgetauscht und Ideen gesammelt. Es ist einfach eine sehr langfristige und belastbare Beziehung, die für beide Seiten sehr vital ist.
Dani: Wie würdest du die Partnerschaft zwischen smartEvents und pretix in ein paar Worten beschreiben?
Enrico: Sehr offen und transparent, sehr schnell - beide Seiten haben eine hohe Geschwindigkeit - und überaus vertrauensvoll!
Dani: Das können wir nur zurückgeben! Kannst du uns von einer besonderen Veranstaltung erzählen, bei der unsere Ticketing-Software eine Rolle gespielt hat?
Enrico: Oh ja. Ich habe letztes Jahr eine Idee umgesetzt, die nicht ganz profan war und die bis heute nachhallt: Ich habe mir nämlich - aus gewissen Gründen - eine Wasserrutsche gekauft! 8 m hoch und knapp 40 m lang. Diese wurde letztes Jahr in einer großen Einrichtung im öffentlichen Raum für Besucher*innen kostenlos eingesetzt. Für die kommerzielle Verwertung des Projekts mussten dann Daten der Teilnehmenden erhoben werden. Und dort spielte pretix für mich eine entscheidende Rolle, weil pretix einen Drucker anbietet, der Tickets auf wasserfeste Armbänder drucken kann! Wir haben also die Anmeldung der Veranstaltung über pretix durchgeführt, die Teilnehmenden kamen anschließend mit ihrem QR-Code - oder auch mit ihrer Wallet-Datei, diese Funktion ist Gold wert, wie ich finde - vor Ort an, wurden abgescannt und bekamen aus dem Drucker ein individuell bedrucktes, wasserfestes Armband. Darauf waren der Hauptsponsor der Veranstaltung und ein QR-Code abgebildet, mit dem wir die Teilnehmenden an der Rutsche selbst nochmal scannen konnten. So war es uns möglich, die “Rutschzahlen” zu ermitteln und das Projekt mit pretix datentechnisch nochmal auf eine völlig neue Ebene bringen. Am Ende hatten wir dann eine demographische Idee davon, wer diese Rutsche wann wie oft nutzt. Ich kann nur spoilern: Es sind nicht immer nur Kinder und Jugendliche!
Dani: Das hört sich wirklich aufregend an! Was hebt pretix für dich ansonsten noch von anderen Ticketing-Lösungen ab und was ist dein liebstes Feature?
Enrico: Das ist echt eine schwere Frage, denn es gibt in eurem Portfolio so viele positive Dinge, die wir über pretix gelernt haben. Ich glaube, für mich ist es eine Kombination aus eurer Echtzeit-Abbildung und dass pretix ein extrem stabiles Tool ist, auf das ich mich auch im größten Getümmel vor Ort verlassen kann – und zwar auch, wenn die Internetverbindung mal schwächelt. Es ist so großartig, dass wir uns vor Ort auf unsere Aufgaben konzentrieren können und zur Not Ticketing und Badgedruck auch ohne Internetverbindung problemlos umsetzen können!
Dani: Du sprichst gerade von Herausforderungen, zum Beispiel die fehlende Internetverbindung. Was sind deiner Meinung nach weitere Herausforderungen im Eventbereich, insbesondere im Hinblick auf Planung und Ticketing?
Enrico: Dass es viele gute Ansätze gibt, die am Schreibtisch und auf dem Bildschirm sehr gut aussehen und sich auch praktisch anfühlen, die aber in der Realität nochmal etwas ganz anderes sind. Man kann bei einer Veranstaltungsplanung nie alles 100% vorhersehen, obwohl sich auftretende Schwierigkeiten durchaus abfedern lassen. Natürlich haben wir bestimmte Abläufe und Szenarien, die auf einem Weg sehr gut funktionieren. Diese sind aber jedes Mal abhängig von Parametern, die vor Ort auftreten können.
Dani: Was wäre aus deiner Sicht ein Weg, um mit diesen Herausforderungen umzugehen?
Enrico: Es ist wichtig, sogenannte Limits bzw. Einschränkungen - technische, organisatorische oder menschliche -, die den Ablauf der Veranstaltung stören könnten, im Voraus weiter nach oben zu setzen. Das Verhalten des Projektpartners ist auch immer so eine Art Garantie, die letzten kleinen Prozente, die deine Veranstaltung stören könnten, zu minimieren. Auch mit Datenerhebung und Datenanalyse (wer hat wann eingecheckt, etc.), womit pretix ebenfalls eine großartige Grundlage ebnet, lassen sich viele Herausforderungen im Nachhinein auswerten und für das nächste Event verbessern. Das ist für uns super wichtig!
Dani: Das stimmt. Okay, letzte Frage: Digital, hybrid oder live - welche Eventform magst du persönlich am liebsten und warum?
Enrico: Ziemlich klare Antwort - hybrid! Ich bin ein unfassbarer Fan von Hybrid-Events, auch aufgrund der aktuellen Entwicklungen. Warum: Wir haben während der Pandemie sehr schnell gemerkt, dass Events auch super online möglich sind. Wir haben Kongresse über mehrere Tage online umgesetzt, wo früher niemand daran geglaubt hätte, dass das funktioniert. Aber das hat es und die Leute waren danach begeistert – und zwar so sehr, dass sie die Online-Veranstaltung als Anlass genommen haben, ein Jahr später noch die Live-Veranstaltung zu besuchen. Hybrid bietet außerdem eine riesige Chance, die Zielgruppe einer Veranstaltung zu erweitern. Menschen, die großes Interesse an einer Veranstaltung haben, jedoch Hindernisse überwinden müssten, zum Beispiel eine weite Anreise, eine teure Unterkunft, eine Aufsichtsperson für eigene Kinder oder Haustiere organisieren, etc., könnten hier wahnsinnig einfach inkludiert werden. Deutschland ist momentan leider noch eine Hybrid-Wüste, hat aber unglaubliches Potenzial für Hybride-Events. Theoretisch ist alles möglich: Wir haben (auch bei smartEvents) die nötigen Tools und Technologien, die Hard- und Software hat sich wahnsinnig weiterentwickelt, seit der Pandemie ist die Digitalisierung in Deutschland sehr weit fortgeschritten und die meisten Menschen sind seitdem viel technikaffiner. Wir sind also guter Dinge, dass hybride Events noch ihren Aufschwung erleben können!
Dani: Oh ja, das hoffen wir auch! Vielen Dank Enrico für deine Zeit und das fantastische Interview, es war wie immer eine große Freude! Auf eine weitere lange Partnerschaft zwischen smartEvents und pretix!
