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2020 war ein großes Jahr für Nutzende von Kassensystemen - egal ob pretixPOS oder Soft- und Hardware anderer Hersteller. So bescherte der deutsche Gesetzgeber mit der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (KassenSichV) und § 146a AO diverse Neuerungen auf den Weg gebracht, die es seitdem zu befolgen gibt. Dazu gehören unter anderem die Pflicht zur Nutzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die Pflicht zur Belegausgabe sowie das Vorhandensein einer standardisierten Schnittstelle für den Export von Kassendaten im DSFinV-K-Format.

Ebenfalls Bestandteil der Verordnungen war und ist die Pflicht der Anmeldung aller elektronischen Aufzeichnungssysteme (vulgo: Kassen) beim Finanzamt. Mangels definierter Formulare und Übertragungswege wurde diese Pflicht jedoch vorerst ausgesetzt. Das Ziel war klar, der Weg noch nicht.

Mit dem 01.01.2025 hat der Gesetzgeber nunmehr alle Voraussetzungen geschaffen, um die Kassenanmeldung durchzuführen. Dabei wird - wie bei allen elektronischen Mitteilungen im steuerlichen Bereich - auf ELSTER gesetzt. Wer beispielsweise seine Steuererklärung selbst macht oder der Steuerfachkraft schon einmal über die Schulter geschaut hat, weiß um Freud und Leid, die dieses System bietet. Um unseren Kund*innen die Meldung der Kassen zu erleichtern, bietet pretix ab sofort die Möglichkeit, alle notwendigen Infos zu exportieren. Das Ganze ist - wer hätte das gedacht - umfangreich und vielschichtig.

Wer muss was anmelden?

Die Frage nach dem "Wer" ist einfach zu beantworten: Alle in Deutschland steuerpflichtigen Firmen und Einzelpersonen, die eine Kasse ihr Eigen nennen. Das "Was" ist hingegen ist etwas komplexer.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass nicht nur voll im Einsatz befindliche Kassen angemeldet werden müssen, sondern auch solche, welche gekauft, aber noch nicht in Betrieb genommen wurden - also zum Beispiel Ersatzgeräte. Kassen die außer Betrieb genommen wurden, müssen entsprechend abgemeldet werden. Auch Leihgeräte müssen an- und abgemeldet werden. Wer also in Zukunft eine Kasse von pretix mietet, kommt um diesen Schritt nicht herum.

Die Pflicht zur Anmeldung liegt hierbei immer beim Steuerpflichtigen.

pretix kann die Meldung nicht direkt übernehmen, auch nicht bei Leihgeräten. Ebenfalls sollte beachtet werden, dass eine Anmeldung immer als sogenannte "Bruttomeldung" erfolgen muss. Das bedeutet, dass alle Kassen eines Steuerpflichtigen an einer Betriebsstätte in einer Anmeldung gesammelt übermittelt werden müssen - unabhängig davon, ob die Kassen alle vom gleichen Hersteller stammen oder nicht. Wer also unterschiedliche Kassen an einer Betriebsstätte im Einsatz hat, muss alle in einer Meldung übermitteln. Auch dafür hat pretix eine Lösung.

Wann muss angemeldet werden?

Die wichtigste Frist aktuell ist der 01.07.2025, bis zu dem die erste Meldung abgegeben werden muss. Das bedeutet zum Beispiel:

• Eine Kasse, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurde und noch in Betrieb ist, ist ab dem 31.07.2025 anzumelden.
• Eine Kasse, die nach dem 01.07.2025 angeschafft wird, ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung anzumelden.
• Eine Kasse, die nach dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wird, ist innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme abzumelden.
• Eine Kasse, die vor dem 01.07.2025 angeschafft und wieder außer Betrieb genommen wurde, muss nicht an- und abgemeldet werden (wurde sie freiwillig angemeldet, muss sie natürlich auch abgemeldet werden).

Sammeln und Übertragen

Während der Übertragungsweg an die Finanzbehörden über ELSTER festgelegt ist und damit auch das Format, in welchem die Daten übermittelt werden müssen, haben Steuerpflichtige die Qual der Wahl, wie sie die notwendigen Informationen zusammenführen. Im Folgenden stellen wir daher drei Optionen vor:

Option 1: Die pretix-Kassenanmeldung Empfohlen

In Ihrem pretix Veranstalterkonto finden Sie unter Kassensystem - Kassenanmeldung (DE) ein praktisches Tool, welches erlaubt, die Daten für alle Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme gesammelt zu erfassen. Praktisch hierbei: Für Kassen welche pretixPOS nutzen müssen Sie fast nichts mehr ausfüllen. Alle bereits bekannten Daten zu Gerät und TSE werden automatisch übernommen. Kassen anderer Hersteller können mit wenigen Klicks ebenfalls erfasst werden.

• Legen Sie zunächst eine neue oder mehrere neue Betriebsstätten an. Hierzu benötigen Sie Ihre Steuernummer sowie die Stammdaten (Adresse, PLZ, Ort) Ihres Unternehmens und der Betriebsstätte selbst.
• Haben Sie bereits pretixPOS im Einsatz? Dann hat das System für Sie bereits Kassendatensätze für diese Geräte angelegt und vorab befüllt. Diese befinden sich im Abschnitt Kassen, die keiner Betriebsstätte zugewiesen sind und sind mit einem gekennzeichnet. Klicken Sie auf den Editieren-Knopf am rechten Ende der Zeile des betreffenden Gerätes und ergänzen Sie im ersten Tab Geräte das Datum der Anschaffung sowie das der Inbetriebnahme. Ebenfalls können Sie an dieser Stelle das Gerät der im letzten Schritt angelegten Betriebsstätte zuweisen. Die Felder für die Außerbetriebnahme können Sie - sofern die Kasse noch verwendet wird - frei lassen.
• Auf der gleichen Seite findet sich ein weiterer Reiter Technische Sicherheitseinrichtung, welcher vom System schon vorab ausgefüllt sein sollte. Bitte prüfen Sie, dass alle Felder befüllt sind und ergänzen Sie bei Bedarf die fehlenden Informationen wie bspw. den Typ der Sicherheitseinrichtung (SD-Karte, USB-Stick).
• Sollte das das Formular für die Technische Sicherheitseinrichtung komplett leer sein, können Sie mit Hilfe der Vorlagen-Auswahl im Kopfbereich des Formulars die wichtigsten Informationen mit einem Klick befüllen.
• Auf der Übersichtsseite können Sie mit einem Klick auf dem Neue Drittanbieter-Kasse anlegen auch Kassensysteme anderer Hersteller erfassen. Bitte wenden Sie sich an den Hersteller-Support, falls Ihnen Informationen zu Ihrem Kassensystem fehlen, die Sie zum Ausfüllen des Formulars benötigen.
• Haben Sie alle Kassensysteme erfasst und einer Betriebsstätte zugeordnet? Dann können Sie jetzt mit Hilfe des Export-Knopfes eine XML-Datei erstellen, welche Sie oder der Steuerfachmensch Ihres Vertrauens im ELSTER-Portal hochladen können.
• Öffnen Sie https://elster.de/ in Ihrem Webbrowser und loggen Sie sich ein. Dies kann - je nach dem wie Sie Ihr ELSTER-Konto eingerichtet haben - bspw. mit Hilfe einer Zertifikatsdatei oder über Ihren Personalausweis erfolgen. Sollten Sie noch über keinen ELSTER-Zugang verfügen, können Sie an dieser Stelle auch einen erstellen.
• Wählen Sie in der Navigation den Menüpunk Formulare & Leistungen und wählen Sie die Kachel Alle Formulare aus.
• Im Bereich Sonstige Formulare bzw. über die Filter-Funktion finden Sie das Formular Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO).
• Das System bietet Ihnen nunmehr an, entweder die Daten einer früheren Abgabe zu übernehmen, ohne Datenübernahme fortzufahren oder einen XML-Import durchzuführen. Wählen Sie die Import-Option und laden Sie die XML-Datei aus dem pretix-System hoch.
• ELSTER präsentiert Ihnen nun ein fertig ausgefülltes Formular, welches Sie bitte auf Vollständig- und Korrektheit kontrollieren. Etwaige Fehler können Sie über den blauen Knopf Prüfen der Eingaben im Kopfbereich der Seite aufdecken.
• Versenden Sie nun das Formular - Hurra! Sie haben erfolgreich Ihre Kassen angemeldet.

Option 2: Direkte Anmeldung über ELSTER

Natürlich können Sie das Formular zur Kassenanmeldung auch direkt im ELSTER-Portal ausfüllen und absenden, ohne das von pretix zur Verfügung gestellte Tool zu verwenden.

• Öffnen Sie https://elster.de/ in Ihrem Webbrowser und loggen Sie sich ein. Dies kann - je nach dem wie Sie Ihr ELSTER-Konto eingerichtet haben - bspw. mit Hilfe einer Zertifikatsdatei oder über Ihren Personalausweis erfolgen. Sollten Sie über keinen ELSTER-Zugang verfügen, können Sie an dieser Stelle auch einen erstellen.
• Wählen Sie in der Navigation den Menüpunk Formulare & Leistungen und wählen Sie die Kachel Alle Formulare aus.
• Im Bereich Sonstige Formulare bzw. über die Filter-Funktion finden Sie das Formular Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO).
• Das System bietet Ihnen nunmehr an, entweder die Daten einer früheren Abgabe zu übernehmen, ohne Datenübernahme fortzufahren oder einen XML-Import durchzuführen. Wählen Sie die Option ohne Datenübernahme.
• Füllen Sie das Formular Schritt für Schritt aus. Alle relevanten Informationen zu Ihrer pretixPOS-Kasse finden Sie im pretix Backend im Bereich Kassensystem - Kassen
• Etwaige Fehler können Sie über den blauen Knopf Prüfen der Eingaben im Kopfbereich der Seite aufdecken.
• Versenden Sie nun das Formular - Hurra! Sie haben erfolgreich Ihre Kassen angemeldet.

Option 3: Anmeldung über einen Drittanbieter

Wenn Sie viele Kassen eines Drittherstellers an Ihrer Betriebsstätte nutzen und pretixPOS nur eine Minderheit ausmacht, kann es sinnvoller sein, nicht alle Kassen des Drittherstellers im pretix Backend zu erfassen sondern das Anmelde-Tool des anderen Kassenherstellers zu nutzen und dort die pretixPOS-Kassen als Fremdgeräte von Hand einzupflegen.

Bitte wenden Sie sich hierzu an den Hersteller Ihrer anderen Kassen um Details zum Ablauf zu erhalten - alle relevanten Informationen zu Ihren pretixPOS-Kassen finden Sie unter Kassensystem - Kassen in Ihrem pretix-Backend.

FAQ

Ich habe viele Kassen unterschiedlicher Hersteller im Einsatz und jeder Hersteller bietet sein eigenes Tool an um Kassen anzumelden. Kann ich die Kassen, gruppiert nach Hersteller, über die jeweiligen Tools anmelden?

Leider nein - alle Kassen an einer Betriebsstätte müssen zwingend in einer Anmeldung übermittelt werden. Bei einem diversen Gerätezoo müssen leider alle Kassen in einem Tool erfasst werden - auch wenn dies bedeutet, dass viele Daten von Hand eingegeben werden müssen.

Ich habe keinen ELSTER-Zugang, da mein Steuerberater alle Anmeldungen für mich vornimmt. Was kann oder muss ich tun?

Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Je nach dem wie dieser arbeitet muss er die Daten Ihrer Kassen in seine Software übernehmen oder kann unter Umständen die XML-Datei aus dem pretix-Backend bei sich einspielen. Es handelt sich dabei um eine Aufzeichnung146a-XML-Datei nach Finkonsens.

Ich weiß nicht, wann ich meine Kasse bzw. die TSE angeschafft habe.

Bitte prüfen Sie Ihre Unterlagen wie bspw. unseren Lieferschein bzw. Rechnung. Sollten Sie die Komponenten direkt bei uns erworben haben, steht Ihnen unser Support hilfreich zur Seite.

Was passiert wenn ich meine Kassen nicht anmelde?

Dies wäre - ab dem 01.07.2025 - ein Verstoß gegen §146a AO. Ihr Rechtsbeistand berät Sie gerne über mögliche Folgen.

Ich habe für meine Veranstaltung eine Kasse inkl. TSE gemietet. Muss ich diese auch anmelden?

Ja! Wir haben Ihnen alle hierfür notwendigen Informationen zusammen mit Ihrer Miete zukommen lassen. Bitte denken Sie auch daran, die Kasse nach Ende Ihrer Veranstaltung/Rückgabe der Mietsache wieder im Rahmen einer Außerbetriebnahme abzumelden.

Ich nutze pretixPOS als Enterprise Kunde. Kann ich die Kassenanmeldung ebenfalls nutzen?

Ja! Ab Version 3.17.0 ist das Tool zur Erstellung von Kassenanmeldungen im pretix-posbackend-Plugin integeriert.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich noch weitere Fragen habe?

Nutzer von pretix Hosted wenden sich bitte vertrauensvoll an den Support; pretix Enterprise Kunden an ihre vertrieblichen Ansprechpartner.