Einlasskontrolle mit pretix
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Die Events unserer Kund*innen sind so unterschiedlich wie sie selbst, und zwei Events in derselben Branche können sich ähneln, werden aber nie identisch sein. Jede Veranstaltung hat ein Detail, durch das es von pretix ein anderes Feature braucht. Sogar der Einlass gestaltet sich von Event zu Event unterschiedlich. Von einfachen Listen bei kleinen Veranstaltungen wie Schulungen bis hin zu Großveranstaltungen oder regelmäßigem Publikumsverkehr in Schwimmbädern und Museen, mit pretix können alle Möglichkeiten abgebildet werden. Die Frage ist nur: Welches Einlasssystem eignet sich für welche Veranstaltung?
pretixSCAN-App
pretix bietet unterschiedliche Optionen für den Einlass. Eine niedrigschwellige Möglichkeit ist die pretixSCAN-App, die es für Android und iOS gibt. Sie kann problemlos aus dem Google Play Store oder dem App Store heruntergeladen werden, man benötigt nur ein Handy oder ein Tablet dafür.
Die pretixSCAN-App greift auf die Kamera des Handys oder Tablets zu, um die Tickets zu scannen. Wie bei Fotos ist die Kamera auf gute Lichtverhältnisse angewiesen und kann einen Augenblick brauchen, um auf den QR-Code auf den Tickets scharfzustellen. Bei kleineren Veranstaltungen, wo nicht innerhalb kurzer Zeit eine große Menge Besucher*innen kontrolliert werden muss, ist das absolut ausreichend. Ab einer Event-Größe von 250 Besucher*innen und mehr oder bei Outdoor-Events mit wechselnden Lichtverhältnissen empfehlen wir allerdings, einen Barcode-Scanner zu verwenden.
Die Scan-App bietet auf Android die meisten und besseren Funktionen. So ist z.B. nur unter Android eine Verbindung zu einem Ticket- oder Badge-Drucker möglich. Für Veranstaltungen mit wenigen Teilnehmer*innen ist das unproblematisch, da keine Drucker benötigt werden, aber ab einer gewissen Anzahl an Besucher*innen sind Tickets bzw. Badges durchaus vorteilhaft. Hier sollte also von der Größe der Veranstaltung auf das Betriebssystem geschlossen werden.
Eine Übersicht, welche App und Programm was kann, haben wir hier veröffentlicht.
Scan-Smartphone
Im Gegensatz zur Handykamera ist der Scanner nicht auf optimale Lichtverhältnisse angewiesen, und auch, dass er nicht erst scharf stellen muss, spart auf lange Sicht deutlich Zeit. Gerade bei Events mit kleinen Einlasszeitfenstern und vielen Besucher*innen ist das ein großer Vorteil. Mit den Scannern können auch große Veranstaltungen manuell zügig bedient werden. Wenn der Einlass stockt oder länger dauert, liegt es in den meisten Fällen an der Variable „Mensch“: Tickets oder Ermäßigungsnachweise müssen rausgesucht werden oder es kommen Fragen bei den Teilnehmer*innen auf.
pretix bietet zwei verschiedene Scanner um Kauf an: den Zebra TC27 und, für schmalere Budgets, den Sunmi L2s Pro.
Sonderfall Drehkreuz
Mit unseren Drehkreuzen lässt sich der größte Automatisierungsgrad erzielen. Allerdings allerdings stellen sie auch den größten Aufwand in der Anschaffung und Aufstellung dar. Derzeit entwickeln wir ein neues Drehkreuz, das nicht nur Ticketcodes scannt, sondern auch direkt Badges drucken kann. Wir hatten bereits einen erfolgreichen Testlauf auf der Messe Berlin, es ist allerdings noch nicht verfügbar.
Für Drehkreuze als Einlasskontrolle kommen einem sofort Schwimmbäder und Messen in den Sinn, und dafür sind sie auch hauptsächlich gedacht: Für Orte, die einen kontinuierlichen Besucherstrom haben, der je nach Wochentag und Uhrzeit nicht mehr vom Personal durchgeführt werden kann.
Grundsätzlich können auch bereits installierte Drehkreuze auf eine Verwendung mit pretix umgerüstet werden. Unser Support erklärt gerne, ob Drehkreuze für die geplante Nutzung geeignet sind und wie man sie am besten einsetzt.
Welches System nehmen?
Welches Einlasssystem sich am besten für Ihre Veranstaltung eignet, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wieviele Teilnehmer*innen werden erwartet, ist der Check-In indoor oder outdoor, ist es eine einzige Veranstaltung wie ein Konzert oder gibt es mehrere Angebote - Workshops, Vorträge, Masterclasses - wie auf einer Konferenz, usw.
Wir haben ein paar fiktive aber realitätsnahe Beispiele aufgelistet, um bei der Entscheidung bezüglich des Einlassverfahrens zu helfen:
Beispiel 1: Frau Grönjahn* veranstaltet regelmäßig Workshops zum Thema Zeitmanagement. Für ein Seminar sind maximal 20 Personen zugelassen, da es bei größeren Gruppen schwierig wird, auf individuelle Fragen und Bedürfnisse einzugehen. Frau Grönjahn benutzt seit Jahren pretix, um die Anmeldung zu ihren Workshops über ihre Website einfach zu gestalten. Am Tag des Workshops arbeitet sie jedoch mit einer einfachen Liste, die sie sich aus dem Backend zieht, und hakt die ankommenden Teilnehmer*innen ab.
Beispiel 2: Der Verein Schrumpfmajuskel e.V. veranstaltet einmal im Jahr ein zweitägiges Barcamp zum Thema Literatur, Linguistik und Pädagogik. Hier kommen jedes Jahr um die 150 Teilnehmer*innen zusammen. Ein Mitglied des Organisationsteams übernimmt den Einlass. Früher hat der Verein die preitxSCAN-App auf dem privaten Handy genutzt, aber der Ansturm zu Beginn jedes Barcamp-Tages war irgendwann nur noch schwer zu bewältigen. Die Handykamera brauchte manchmal zu lange lange, um sich scharfzustellen und die QR-Codes zu scannen. Seit zwei Jahren nutzt der Verein nun den Sunmi L2s Pro Scanner für den Einlass, der jetzt deutlich schneller und geschmeidiger vonstatten geht. So sind alle Teilnehmenden pünktlich zur Keynote eingecheckt – und können sich vielleicht sogar noch einen Kaffee holen.
Beispiel 3: In Hamburg-Winterhude will das Museum für Unterwassertöpferei den Einlass modernisieren. An manchen Tagen würde es reichen, wenn das Kassenpersonal über ein Scan-Smartphone verfügt, aber am Wochenende gibt es zu viele Besucher, als dass sich das Kassenpersonal noch um den Einlass kümmern kann. Da kein zusätzliches Personal verfügbar ist, entscheidet sich das Museum für die Installation eines Drehkreuzes im Eingangsbereich.
Unser Support hilft
Es sind noch Fragen offen geblieben? Unser Support hilft da gerne weiter!
*Alle Namen und Personen fiktiv. Übereinstimmung mit realen Personen und Organisationen sind rein zufällig.
