Der geheime Stimmungsmacher: mit diesen 5 Tipps gelingt euer Einlass

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Ein gutes Einlassmanagement ist wie Tomatensauce auf der Pizza: Wenn es passt, fällt es niemandem auf – aber wenn es fehlt, merkten es alle sofort.

Der Einlass ist oft die kürzeste Interaktion zwischen Veranstaltenden und Besucher*innen: Ticket scannen, durchgehen, fertig. Gerade deshalb ist dieser Moment entscheidend für die Stimmung eines Events. Läuft alles reibungslos, geht es direkt gut los. Doch sobald es hakt – lange Schlangen, unübersichtliche Wege, überfordertes Personal – kippt die Stimmung.

Damit das nicht passiert, haben wir fünf Tipps zusammengestellt, mit denen der Einlass smooth läuft.

1. Die Wahl des Einlasssystems

Wie schnell ihr Gäste durch den Einlass bringt, hängt stark vom System ab, und das wiederum wird von der Größe und Art der Veranstaltung bestimmt.

Mit pretix sind Veranstaltende flexibel: Ob mit der pretixSCAN App auf dem Smartphone gearbeitet wird oder gleich mehrere Barcode-Scanner eingesetzt werden, es gibt für jedes Setup die passende Lösung. Wir haben die Optionen für unterschiedliche Anwendungsfälle der Einlasssysteme übrigens hier bereits ausführlich erklärt.

Ein klarer Vorteil: pretix funktioniert auch dann, wenn das Netz mal schwächelt. Die Scanner halten eine lokale Kopie der Teilnehmendenliste bereit und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung vorhanden ist. So bleibt der Einlass stabil und schnell, egal, was das WLAN macht.

2. Deutliche Ausschilderung

Je größer der Veranstaltungsort, desto mehr Eingänge, und desto mehr Potenzial für Verwirrung.

Nicht nur der Haupteingang sollte klar gekennzeichnet sein, sondern auch Sondereingänge für Presse, Ausstellerinnen oder VIPs. Gleiches gilt für wichtige Anlaufstellen wie Garderobe, Infoschalter oder Akkreditierungsbereiche. Besucherinnen sollten sofort sehen, wo sie hinmüssen.

Das spart Zeit, schont Nerven und entlastet gleichzeitig Personal an den Punkten, wo man sich fälschlicherweise anstellen kann.

3. Personenleitsysteme

Ab einer gewissen Größe gehören Schlangen einfach dazu, ob bei Konzerten, auf Messen oder im Freizeitpark. Wichtig ist, dass sie strukturiert sind.

Absperrbänder, Gitter oder mobile Leitsysteme helfen dabei, ggf. das Gedränge zu ordnen. Das ist nicht nur sicherer, da die Sturz- und allgemeine Verletzungsgefahr deutlich reduziert wird, sondern sorgt auch für mehr Fairness. Kaum etwas nervt mehr, als wenn andere sich vordrängeln.

Komplett verhindern lässt sich das nie, aber mit einer klaren Führung werden Chaos und Frust deutlich reduziert.

4. Ausreichend und geschultes Personal

Je mehr Leute kommen, desto mehr braucht ihr vorne, sowohl Einlasspersonal als auch ggf. Ordner. So weit, so logisch. Aber es geht nicht nur um Anzahl, sondern auch um Know-how.

Das Einlasspersonal sollte idealerweise nicht nur wissen, wie das Equipment funktioniert. Es sollte auch grundlegende, kurze Fragen beantworten können, z.B. wo die Garderobe oder die nächsten Toiletten sind. Umfangreichere Fragen wie nach Resttickets oder dem Programm können an den Infoschalter verwiesen werden.

5. Platz hinter dem Einlass

Nach dem Scannen ist vor dem Stau. Wenn der Bereich hinter dem Einlass zu eng ist und die Menschen sich stauen, stockt der Vorgang schnell.

Es sollte darau geachtet werden, dass sich die Gäste nach dem Check-in orientieren und verteilen können. Die Garderobe bspw. direkt hinter den Eingang zu legen, wo neue Schlangen den Eingangsbereich blockieren können, ist keine gute Idee. Wenn es die Location zulässt, sollten solche hoch frequentierten Punkte etwas zurückgesetzt platziert sein. So wird der Abfluss der Besucher*innen weiter in die Location hinein garantiert und ein flüssiger Einlassvorgang gewährleistet.

Klingt banal, macht aber einen riesigen Unterschied.

Fazit: Der erste Eindruck zählt – auch beim Einlass

Ein entspannter, schneller und gut organisierter Einlass setzt den Ton für die ganze Veranstaltung. Mit einem durchdachten Setup, klarer Kommunikation und dem passenden Einlasssystem wie pretix können Stress, Frust und Chaos vermieden werden. Das wiederum sorgt dafür, dass die Besucher*innen schon beim Reinkommen zufrieden sind und sich auf das Event konzentrieren können. Und das Event ist doch hier die Hauptattraktion!