Checkliste: Ticketing für Konferenzen und Weiterbildungen

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Der einfache und flexible Zugang zu Bildungsveranstaltungen wie Konferenzen, Seminaren oder Weiterbildungen ist wichtig für Chancengleichheit, Karrieremöglichkeiten und kontinuierliche Informationsvermittlung. In dieser Hinsicht einen Online-Ticketshop anzubieten kann nicht nur wertvolle Zeit sparen, sondern auch den organisatorischen Aufwand für Veranstaltende deutlich reduzieren.

Mit diesem Blogartikel bieten wir euch eine Checkliste für das Ticketing eurer Bildungsveranstaltung, von der grundlegenden Organisation vorab über wichtige Einstellungen eures Ticketshops bis zur Nachbereitung des Events. Hinweis: Alle gelisteten Tipps und Konfigurationen könnt ihr mit der Ticketingsoftware pretix ganz einfach umsetzen.

Klärt das Organisatorische vorab:

• Interne Aufgabenverteilung: Genau wie ihr Speaker*innen für eure Konferenz oder Weiterbildung auswählen müsst, ist es sinnvoll, euer Personal rund um den Ticketverkauf vorher einzuteilen. Wer soll euren Ticketshop erstellen, verwalten und wer bei Rückfragen Support an eure Kund*innen leisten? Am besten benutzt ihr ein Registrierungstool, bei dem ihr im Backend genaue Rollen definieren könnt, z.B. Admins und/oder eingeschränkt Nutzende. Tipp: Plant immer genügend Pufferzeit ein!
• Zeitplan und Projektplanung: Jede gute Projektplanung benötigt einen Zeitplan mit Deadlines, um nicht den Überblick zu verlieren. Wann wird die erste Event-Ankündigung veröffentlicht? Ab wann muss euer Ticketshop online sein? Und bis wann müssen die Badges, also die Namensschilder, in den Druck? Ein Projektplan schafft eine gute Übersicht und Struktur. Tipp: Plant immer genügend Pufferzeit ein!
• Preismodell: Klärt vorab das Preismodell eures Weiterbildungsangebots. Gibt es ermäßigte oder kostenfreie Tickets für Mitglieder? Wollt ihr Early-Bird-Tickets oder andere Rabatte anbieten?
• Produktstrukturen fürs Ticketing: Überlegt, ob Teilnehmende für jeden Programmpunkt ein eigenes Ticket bekommen, oder ob es nur ein Ticket für die gesamte Veranstaltung gibt. Bekommen alle vor Ort die gleichen Zugangsberechtigungen, oder ist es sinnvoller, wenn bestimmte Gruppen Zutritt in gesonderte Bereiche erhalten?
• Umsetzung vor Ort: Kennt die Kapazität eurer Räumlichkeiten und richtet euer Ticketkontingent danach, um Überfüllungen zu vermeiden. Dabei lohnte es sich auch, Reservetickets für VIPs, Vortragende und euer Team einzuplanen.
• Einlasskontrollen: Reicht euch eine Liste mit Namen, die abgehakt werden können, oder benötigt ihr Scan-Geräte, eine zusätzliche Abendkasse (POS) und Ticket- oder Badgedrucker? Falls viele Besuchende kommen, braucht es Personenleitsysteme. Wer kontrolliert die Tickets vor Ort? Wer springt im Notfall ein, falls jemand ausfällt? Tipp: Lest alles Wichtige zur Einlasskontrolle in unserem Blogartikel.
• Badges (Namens- und Informationsschilder): Überlegt, ob Badges für Teilnehmende vor Ort benötigt werden. Falls ja, macht euch Gedanken, welche Sorte Badges ihr braucht, z.B. Butterfly-Badges oder bedruckte Etiketten, die auf ein Trägerpapier geklebt werden können. Unterscheidungen auf den Badges zwischen Teilnehmenden, etwa regulär Besuchende, Speaker*innen oder VIPs, lassen sich im Badge-Editor im pretix-Backend über unterschiedliche Informationen umsetzen. Wenn ihr darüber hinaus ein eigenes visuelles Design plant, denkt frühzeitig an die etwas längeren Produktionszeiten von mehreren Wochen. Das lohnt sich vor allem bei großen Events, denn unter 5.000 Stück sind individuelle Badge-Drucke meist nicht wirtschaftlich. Tipp: Statt einem unterschiedlichem Badge-Design könnt ihr euren Teilnehmenden einfach unterschiedliche Lanyards oder Sticker zuteilen. Das ist oft kostengünstiger und einfacher umzusetzen, gerade für kleinere Veranstaltungen.
• Lead-Scanning: Falls ihr Konferenzen mit Sponsor*innen veranstaltet, kann der Einsatz von Lead-Scanning für euer Event besonders hilfreich sein. Damit gebt ihr euren Sponsor*innen ein Tool an die Hand, mit dem sie die Kontaktdaten potenzieller Kund*innen schnell und unkompliziert per Scan erfassen können – ganz ohne manuelle Eingabe oder dem Sammeln von Visitenkarten. Die gescannten Daten lassen sich direkt für die Nachverfolgung und Weiterqualifizierung nutzen. Falls Ihr pretix für das Lead-Scanning nutzt, müssen die Sponsor*innen über das Ausstellermodul erfasst werden, aber auch in Kombination mit weiterführenden Systemen wie profairs funktioniert unsere App pretixLEAD.
• Worst-Case-Szenarien: Plant ein oder mehrere Notfallkonzepte für euer Event. Beispiele: Das Catering liefert nur die Hälfte, ein Speaker ist krank, es kommen nur 50% der erwarteten Besuchenden - wie sieht euer Plan B aus? Manchmal kommt aber auch zu anderen unerwarteten Umständen, die zu Verzögerungen in der Programmplanung führen können. Überlegt euch Maßnahmen, falls jemand erscheint und das Ticket vergessen hat, oder eine andere Person zum Event kommt, als auf dem Ticket steht. Hilfreich wäre hier ein Zugriff auf das Backend eures Ticketshops, um beispielsweise Teilnehmendendaten vor Ort zu ändern.
• Hybride oder digitale Veranstaltungen: Gerade Fortbildungen lassen sich sehr gut hybrid oder komplett digital umsetzen, zum Beispiel mit einer Eventplattform wie Venueless. Tipp: Mit hybriden oder digitalen Veranstaltungen ermöglicht ihr auch Menschen den Zugang zu eurem Event, die in ihrer Reisefreiheit eingeschränkt sind. So erweitert ihr automatisch eure Zielgruppe.
• Werbung: Ein Ticketshop ergibt am meisten Sinn, wenn Menschen davon auch Wind bekommen! Vergesst also nicht den Link zu eurem Ticketshop eurer Veranstaltungswerbung hinzuzufügen. Tipp: Tipps und Tricks für ein gelungenes Eventmarketing gibt es in diesem Blogartikel.

Die grundlegende Konfiguration eures Ticketshops:

• Interne Aufgabenverteilung: Genau wie ihr Speaker*innen für eure Konferenz oder Weiterbildung auswählen müsst, ist es sinnvoll, euer Personal rund um den Ticketverkauf vorher einzuteilen. Wer soll euren Ticketshop erstellen, verwalten und wer bei Rückfragen Support an eure Kund*innen leisten? Am besten benutzt ihr ein Registrierungstool, bei dem ihr im Backend genaue Rollen definieren könnt, z.B. Admins und/oder eingeschränkt Nutzende. Tipp: Plant immer genügend Pufferzeit ein!
• Grundstruktur: Überlegt euch vorab, wie die grundlegende Struktur eures Ticketshops aussehen wird. Wollt ihr diesen in mehreren Sprachen anbieten? Ergibt eine Einzelveranstaltung oder eine Veranstaltungsreihe, also mehrere sich wiederholende Veranstaltungen, mehr Sinn? Wird euer Ticketverkauf einen Sitzplan enthalten? Ist es wichtig, dass bei der Teilnehmenden-Anmeldung ein akademischer Titel abgefragt wird? Kümmert euch frühzeitig um die Konfiguration, sodass genug Zeit für Testläufe und Anpassungen bleibt.
• Durchtesten: Testet euren Ticketsystem fortlaufend durch und stellt sicher, dass alles einwandfrei funktioniert. Bei pretix steht euch dafür ein Testmodus zur Verfügung, mit dem ihr das ganz leicht machen könnt.
• Informationen für buchende Personen: Bereitet alle Informationen übersichtlich in eurem Buchungsportal für eure Zielgruppe auf, um einen hohen Supportaufwand zu vermeiden: Listet Adresse und Zeit des Events, die Namen fester Ansprechpersonen vor Ort und ggf. ein Hinweis zur Teilnahmebescheinigung oder einen Ablaufplan. Falls eine bestimmte Ermäßigungsberechtigung oder Ausweis zum Event mitgebracht werden muss, stellt diesen Hinweis ebenfalls gut sichtbar beim Ticketverkauf bereit.
• Rechnungen: Sollen eure Teilnehmenden oder Buchenden ihre Rechnung automatisch mit der Buchungsbestätigung erhalten oder stellt ihr die Rechnung erst auf Anfrage als Download bereit? Macht euch zudem Gedanken, ob es sich dabei um eine E-Rechnung handeln muss - diese wurde zum 01.01.2025 in Deutschland eingeführt. Tipp: Weitere Infos zu E-Rechnungen gibt’s hier im Blogartikel
• E-Mail Einstellungen: Falls ihr die Möglichkeit habt, automatisierte E-Mails an Teilnehmende zu konfigurieren, legt vorab fest, unter welchen Bedingungen welche Nachrichten versendet werden. Passt alle Mails, die automatisch im Bestellprozess verschickt werden an, sodass sie für euch und eure Veranstaltung zugeschnitten sind. Überlegt, welche weiteren E-Mails ihr einrichten wollt, beispielsweise eine Event-Erinnerung zwei Tage vor Eurer Veranstaltung.
• Stornierungs- und Umbuchungsregeln: Unter welchen Bedingungen können Tickets von Buchenden storniert oder umgebucht werden? Ist eine Änderung auch noch am Veranstaltungstag möglich und wird in diesem Fall der vollständige Ticketbetrag erstattet? Legt dafür im Voraus Regeln in eurer Software fest.
• Buchungszeitraum: Vergesst nicht einzustellen, bis zu welchem Zeitpunkt Teilnehmende Buchungen vornehmen dürfen. Ist das nach Eurem Event noch möglich, kann es zu Missverständnissen und falschen Ticketbestellungen kommen.

Euer spezifisches Ticket- und Produktangebot im Shop:

• Rabatte: Bietet bei euren Tickets gegebenenfalls Frühbucher-Rabatte mit einem Kontingent an, um die Nachfrage in eurer Zielgruppe zu erhöhen.
• Gutscheincodes: Überlegt euch, ob es Gutscheincodes für Speaker*innen geben soll, damit diese ihr Ticket kostenlos erhalten. Alternativ: Soll es in eurem Shop ein Ticket geben, das nur mittels Gutscheincode sichtbar wird? Braucht dieses Ticket eigene Bestell-Fragen im Prozess, weil z.B. nur diesem Ticket besondere Getränke angeboten werden?
• Zahlungsanbieter: Evaluiert, welche Zahlungsanbieter ihr in euren Ticketshop einbinden wollt und schließt frühzeitig Verträge mit diesen ab. Tipp: Je mehr Zahlungsmöglichkeiten ihr bereitstellt, desto attraktiver wird euer Ticketshop für eure Buchenden. Mit pretix könnt ihr zahlreiche Zahlungsanbieter einbinden, unter anderem Paypal, Mollie oder Stripe.
• Design: Passt euren Online-Ticketshop und, falls gewünscht, euer physisches Ticket vor Ort an euer Branding an, um den Wiedererkennungswert der Veranstaltung zu steigern. Vor allem Farben und Logo spielen hier eine wichtige Rolle. Tipp: Weitere Infos zum Thema Ticketdesign findet ihr in diesem Blogartikel.
• Bestell-Fragen: Fragt alle wichtigen Informationen im Buchungsprozess ab, das funktioniert auch gut für kostenlose Veranstaltungen. Gibt es vor Ort ein Catering, können im Bestellprozess Fragen nach Allergien oder Ernährungsform ausgespielt werden, die mittels Single- oder Multiple-Choice beantwortet werden.
• Plugins: Überlegt euch, welche softwareinternen Erweiterungen ihr einbinden könnt, um euch die Arbeit zu erleichtern. Über pretix stehen euch Plugins zur Verfügung, mit denen ihr die Anmeldung zu eurem Newsletter, digitalen Lernmaterialien oder sogar einem Nahverkehrsticket zur Verfügung stellen könnt. Auch Social-Share-Buttons zum Teilen eurer Veranstaltung können hier praktisch sein.
• Ticket-Upgrades: Sollen die Buchenden nach der Buchung selbstständig ein Ticket-Upgrade durchführen oder einen zusätzlichen Workshop buchen können? Konfiguriert diese Möglichkeiten bereits vorab und spart euch hinterher Verwaltungs- und Supportaufwand.
• Teilnahmebescheinigungen: Brauchen eure Teilnehmenden eine Bescheinigung? Zeitsparend und automatisiert lässt sich das z.B. ebenfalls mit pretix umsetzen. Das Plugin „Teilnahmebestätigungen” in Kombination mit der Anwesenheitserfassung über die Einlasskontrolle „pretixSCAN” und Check-In-Listen erleichtern euch hierbei die Organisation. Erstellt eure Teilnahmebestätigung in eurem Design, sie wird automatisch individualisiert und als Download für die anwesend gewesenen Teilnehmenden angeboten.
• Weitere Produkte: Soll Merch, z.B. Bücher, in eurem Shop angeboten werden? Achtet dabei auf mögliche Besonderheiten, wie abweichende Steuereinstellungen, Versandoptionen oder die Frage, ob der Verkauf ausschließlich an Veranstaltungsteilnehmende erfolgen darf.

Während der Veranstaltung:

• Einlasskontrolle: Lasst euch bei der Einlasskontrolle über den Ticketscan (pretixSCAN) wichtige Hinweise, die ihr im Vorfeld über „Bestell-Fragen” abgefragt habt, direkt anzeigen. So seht ihr, wer beispielsweise ein VIP ist und beim Einlass direkt ein Getränk oder eine Goodie-Bag bekommt.
• Notfallnummern: Habt wichtige Telefonnummern für alle Fälle parat, falls es zu unerwarteten Problemen kommt.

Nach der Veranstaltung:

• Evaluierung des Events: Besprecht intern, wie gut eure Veranstaltung und das Ticketing ablief. Gab es Probleme beim Einlass (z.B. zu wenige Scanner) oder wurden Dinge gefragt, die später nicht umgesetzt wurden (z.B. ein unbeschriftetes Catering)? Tipp: Verschafft euch außerdem einen Überblick über das Feedback eurer Teilnehmenden. Dazu könnt ihr auf Social Media schauen, welche Beiträge rund um euer Event gepostet wurden. Startet Umfragen auf euren Kanälen und verschafft euch so ein Stimmungsbild über eure Veranstaltung.
• Teilnehmende kontaktieren: Pingt eure Besucher*innen und Speaker*innen kurz an und bedankt euch für ihr Erscheinen und ihre Mühe, z.B. via E-Mail - falls die Teilnehmenden vorher zugestimmt haben - oder einem Social Media Beitrag. Das rundet eure Veranstaltung ab und hinterlässt ein schönes Gefühl bei allen Beteiligten.
• Datenauswertung: Wie viele Menschen waren zum Event angemeldet und wie viele davon waren tatsächlich da? Wann war der Merch ausverkauft und wie viele haben den Zusatz-Workshop gebucht? Eine gründliche Datenauswertung, mithilfe von Exporten aus dem Shop, kann eine gute Grundlage für euer nächstes Event sein.
• Für die nächste Veranstaltung: Dupliziert im Backend euren vorhandenen Ticketshop und passt ein paar Eckdaten an. So spart ihr euch Aufwand und müsst nicht von null mit der Konfiguration beginnen.

Wie ihr seht, gibt es viele Punkte, die es lohnt bei der Veranstaltungsplanung und Einrichtung des Ticketshops zu berücksichtigen. Der Zeitaufwand zahlt sich aus, denn je strukturierter ihr euren Shop aufsetzt, umso mehr Ressourcen und Nerven spart ihr im Anmeldezeitraum und am Tag der Veranstaltung!