Besuchserlebnisse mit Mehrwert

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Bei der boe international 2026 saß Dr. Eva-Maria Obermann, unsere Teamleitung für Sales, Support und Marketing, gemeinsam mit Julia Kochendörfer von marbet und Hendrik Schellkes von Wellfairs unter der Moderation von Juliane Jähnke von agendum auf der Bühne. Es ging um ganzheitliche Besuchserlebnisse, wie Veranstaltungen und insbesondere Messen attraktiver für Besuchende werden und näher an ihren Zielgruppen bleiben können.

Was ist die Customer Journey?

Neben der langfristigen Schaffung von Aufmerksamkeit und Mehrwert über das Event hinaus, ist dabei einer der ersten Schritte, den Weg der Besuchenden an einem festen Einstiegspunkt zu definieren. Dieser kann für verschiedene Events unterschiedlich gesetzt sein, beispielsweise als erste konkrete Ankündigung zum Ticketverkauf oder als Klick auf die Eventwebsite, um genauere Informationen zu bekommen. Die Entscheidung, die Interessierte zu Besuchenden macht, steht dabei im Mittelpunkt, um für das eigene Event den richtigen Ansatzpunkt zu finden . Die Art der Kommunikation und wie effizient Informationen bereitgestellt werden, macht im weiteren Verlauf den Unterschied in der Wertschätzung von Besuchenden, aber auch der Übersichtlichkeit der Veranstaltung, und legt damit den ersten Stein für ein ganzheitliches Besuchserlebnis. Wichtig ist, die eigene Zielgruppe zu kennen und zu wissen, was für sie ausschlaggebend ist. Feste Communities agieren anders als breite Gruppen, Straßenfestivals haben andere Möglichkeiten als Corporate Events.

Veranstaltende müssen verinnerlichen, dass das Besuchserlebnis nicht erst mit dem Ankommen bei der Veranstaltung oder dem Betreten der Messehalle beginnt. Schon die Anreise in die Stadt, Hotelwahl, Essens- und Freizeitgestaltungsmöglichkeiten und sind mit entscheidend, ob der Besuch von den Teilnehmenden als erfolgreich bewertet wird. Wer Informationen niedrigschwellig bereitstellt und Anreize für ein ganzheitliches Erlebnis schafft, kann sich von der Masse abheben. Ob in der Kommunikation per Mail, einer Eventwebsite oder einer App - wichtig ist, den Besuchenden wertschätzend und wohlwollend gegenüber zu stehen. In Zusammenarbeit mit der Kommune als Veranstaltungslocation oder ansässigen Betrieben können Gutscheine oder Tipps für den Anreiseabend angeboten werde. Daneben lässt sich ein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr oder Fahrkartenrabatte in den Ticketshop integrieren. So wird schon lange vor dem “Willkommen” in den Eventräumen deutlich, dass Besuchende das A und O einer Veranstaltung sind.

Auf der Veranstaltung nicht aufhören

Genauso wichtig ist, das Besuchserlebnis nicht einfach als “Besuch der Veranstaltung” zu betrachten. Eine Begrüßung sollte direkt Anreize für mehr setzen und nicht nur ein liebloses Durchschleusen sein. Echte Menschen an den Scannern oder eine einladende Gestaltung des Eingangs machen hier viel aus. Gut geschultes Personal an den Infocountern sowie ein durchdachtes Konzept für Verpflegung, Toiletten und Wegeführung setzen eine sorgfältige Planung voraus. Das umfasst auch die Vorbereitung für große und kleine Krisen oder ein gelungenes Catering. Ernährungspräferenzen beispielsweise lassen sich bereits beim Ticketkauf abgefragt. Diese und weitere Informationen sollten vorab und während des Event klar kommuniziert werden.

Im Kommen sind neben VIP-Areas mit mehr Angeboten und Raum auch Ruheräume und Angebote für neurodivergente Personen. Festivals konnten bereits mit queerfreundlichen Einlässen und Menstruationszelten punkten. Talks und Panels mit Umgebungsgeräuschunterdrückenden Kopfhörern oder einer Live-Übersetzung folgen zu können, wie es bei der boe international möglich war, können ein weiterer Pluspunkt sein. Gebärdendolmetschende und barriereärmere Wege sind weitere Möglichkeiten, das Besuchserlebnis für viele Menschen zu verbessern. Kleine Veränderungen bieten dabei deutlichen Mehrwert, ohne viele Ressourcen zu beanspruchen. Veganes Essen, das auch für nicht vegan lebende Menschen attraktiv ist, sowie Nachhaltigkeitskonzepte können in der Umsetzung sogar Ressourcen schonen.

Goodbye and thanks

Um das Besuchserlebnis abzurunden, ist auch die Verabschiedung und die Kommunikation nach der Veranstaltung nicht zu vernachlässigen. Dabei kann eine Meinungsumfrage zum Event oder das Bereitstellen weiterer Informationen zum Einsatz kommen. Aufzeichnungen von Talks, Zusammenfassungen, Bild- und Videomaterial wecken bei Besuchenden auch nachträglich noch positive Emotionen. So entsteht ein abgerundetes Bild der Veranstaltung. Hier können Transkriptionen oder Videoaufnahmen eingesetzt werden, persönlicher ist eine individuelle Mail mit eigenen Event-Highlights. Ein ganzheitliches Besuchserlebnis setzt immer eine ganzheitliche Kommunikation und Wertschätzung voraus.

Danke an die boe international 2026 für die Möglichkeit, an diesem Panel teilzunehmen, an Juliane Jähnke für die Moderation und an Julia Kochendörfer und Hendrik Schellkes für die großartigen Ideen und den inspirierenden Austausch.