Was ist ein Barcamp? Vorteile des Tagungsformats
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Was ist ein Barcamp?
Ein Barcamp ist ein offenes Tagungsformat, bei dem Menschen zusammentreffen, um sich zu bestimmten Themen fachlich auszutauschen. Das Besondere: Die inhaltlichen Themen, die zusammen diskutiert werden, werden vorher nicht festgelegt. Daher wird dieses Format auch als “UnKonferenz” bezeichnet. Statt einer üblichen vorgefertigten Eventagenda werden zu Beginn des Events Themenvorschläge aus dem Publikum gesammelt, auf dessen Basis der Ablaufplan festgelegt wird. Ein Barcamp ist also das ideale Format, um Perspektiven und Erfahrungen miteinander zu teilen, von Best-Practices zu berichten und sich untereinander zu vernetzen.
Auch wir von pretix haben bereits 2024 ein Barcamp in Heidelberg veranstaltet, anlässlich des 10-jährigen Firmenjubiläums. Anwesend waren Kund*innen, Partnerfirmen und natürlich unser Team. Während das große Event-Überthema “Ticketing, Events und pretix” lautete, fielen aus dem Publikum viele spannende Themen ein, von „Den Check-in auf dem Event vereinfachen“ über „Die Zukunft hybrider Events“ bis zu „Eine E-Rechnungs-Selbsthilfegruppe“, die vor Ort heiß diskutiert wurden.
Dieses Mal treffen wir uns vom 04. – 05. März 2027 in der Manufaktur in Mannheim. Geplant sind 4 Session-Slots mit je drei Themenräumen. Alle, die sich für das Thema “Ticketing, Events und pretix” interessieren, sind herzlich eingeladen.
Ihr wollt dabei sein? Hier geht es zum Ticketshop. Achtung: Der Early-Bird-Ticketpreis gilt nur noch bis 07. November 2026.
Vorteile eines Barcamps
- Ein Barcamp eignet sich sehr gut, um nahezu jedes Thema und jede Herausforderung zu erörtern.
- Gleichzeitig sind Barcamps die perfekte Gelegenheit, um über die Grenzen der eigenen Branchenthemen hinauszuschauen, bzw. hinausschauen zu lassen. Das bedeutet aber auch, dass eine gewisse Offenheit für Themenideen vorausgesetzt sein muss - also auch für Vorschläge, die in erster Linie nicht direkt mit dem eigentlichen Thema zusammenhängen.
- Ein Barcamp lebt von einem lebendigen, spontanen Austausch der Teilnehmenden, die jeweils ihre Erfahrungen und Perspektiven mitbringen. Statt starrer, einseitiger Präsentationen zählt der Input jeder Person, wodurch Diskussionsprozesse an Vielfalt und Kreativität gewinnen.
- Das Format schafft einen niedrigschwelligen Gesprächseinstieg für alle und ist durch die lockere und flexible Atmosphäre die perfekte Basis zum Netzwerken.
- Sofern es die Raumkapazitäten hergeben, können mehrere Sessions zu verschiedenen Themen zeitgleich stattfinden. Das erlaubt das Bilden kleinerer Gruppen und einen kompakteren Austausch.
- Barcamps sind ideal, um sich mit Personen aus der eigenen Branche auszutauschen und somit auch die Kund*innenbindung zu stärken.
- Mit Hilfe der richtigen Software, z.B. einer Eventplattform, können Barcamps auch online stattfinden. Indem ihr Gäste mit einbezieht, die aus bestimmten Grünen nicht reisen können oder wollen, erweitert ihr automatisch eure Zielgruppe.
Ablauf eines Barcamps
Zu Beginn eines Barcamps werden die Themenvorschläge aus dem gesamten Publikum gesammelt und darauf basierend die Session-Agenda bzw. der Programmplan festgelegt. Falls die Raumkapazitäten es hergeben, können mehrere Sessions zu verschiedenen Themen parallel stattfinden. Die Teilnehmenden können daraufhin selbst entscheiden, welche Sessions sie besuchen möchten, ganz nach dem Motto: “Wissen teilen und Wissen in die Welt tragen.” Sollte jemandem eine Session nicht gefallen, besteht die Möglichkeit den Raum zu wechseln, auch während einer Session.
Ziel eines Barcamps ist es, einen freien, offenen Austausch zu ermöglichen und möglichst viele neue Perspektiven von anderen Menschen mitzunehmen. In manchen Fällen kann das Ziel einer Sitzung auch sein, einen Fahrplan mit konkreten Maßnahmen und Zuständigkeiten zu erstellen.
Zwischen den Sessions sollte es auf eurem Barcamp genug Pausenzeiten mit ausreichender Verpflegung geben. Am Abend bietet sich ein lockeres Get-Together an, um den Tag ausklingen zu lassen und das Networken zu vertiefen. Lockere Rahmenprogramme wie ein Music-Act, eine Fotobox, oder eine Cocktailbar können nebenher für eine tolle Atmosphäre sorgen.
Denkt auch daran, dass die Konzentration und Energie eures Publikums begrenzt ist. Daher empfehlen wir die Sitzungen im Voraus zeitlich einzugrenzen, z.B. maximal 45 - 60 Minuten pro Session und maximal 4 - 5 Sessions pro Tag.
Die Form einer Session
Ein Barcamp ist eine freie Konferenz, und meint damit tatsächlich: “Komplett frei von Einschränkungen bei Sessionthemen und Sessionarten.” Daher entscheiden eure Teilgebenden und ihr am besten selbst, wie welche Session gestaltet werden sollen. Hier sind trotzdem ein paar Inspirationen für die Form der Sessions:
- Diskussionen, in denen Input von allen kommt
- Vorträge von einer oder wenigen Personen, z.B. auf einer Bühne
- Interaktive Workshops
- Bewegungseinheiten
Euren Ideen sind keine Grenzen gesetzt!
Aus pädagogischer Sicht bewirken diese, dass alle Teilnehmenden auf derselben Ebene sitzen und durch die geschlossene Kreisform niemand ausgeschlossen wird. Auch gibt kein „Vorne“ oder „Hinten“, wie bei klassischen Stuhlreihen, wodurch ein besseres Gefühl von Gleichwertigkeit transportiert wird. Zusätzlich wird ein besserer Blickkontakt durch diese Form ermöglicht und kann so die Hemmschwelle senken, sich zu Wort zu melden.
Zu Beginn einer Sitzung kann es eine Inputphase geben, die zeitlich begrenzt ist, beispielsweise maximal 15 Minuten. In diesem Zeitfenster kann von persönlichen Erfahrungen, aber auch Pain-Points und Kriterien zu einem bestimmten Thema berichtet werden, die die Runde berücksichtigen sollte. Die restlichen 30 – 45 Minuten können dann dem Austausch untereinander gewidmet werden.
Praktisch ist auch, wenn ihr vor jeder Sitzung mindestens eine Person festlegt, die eine moderierende Funktion übernimmt und darauf achtet, dass der rote Faden, beispielsweise von einer Diskussion, beibehalten wird. Nebenbei sollten auf einem Medium, oft wird hier eine Flip-Chart genutzt, die für alle sichtbar ist, die wichtigsten Erkenntnisse der Runde verschriftlicht und festgehalten werden. Idealerweise werden die Ergebnisse aus jeder Sitzung mit den Teilnehmenden geteilt, sodass die Ideen auch nach dem Event abrufbar sind.
Wie lang im Voraus planen?
Ein Barcamp muss natürlich, wie jede andere komplexe Veranstaltung auch, lang genug im Voraus geplant werden. Wir empfehlen 12 – 16 Monate vor dem Event mit der Organisation zu beginnen. Das bedeutet konkret: Zuständigkeiten festzulegen, die Location und das Catering zu buchen, Deko und weitere Gimmicks, z.B. für eine Goodie-Bag, zu organisieren, und mehr. Bei der Planung kann es helfen, einen Fahrplan mit Meilensteinen und Pufferzeiten zu erstellen. Überlegt auch, wie viele Gäste ihr maximal empfangen wollt. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass sich bei einem Barcamp Teilnehmendenzahlen von maximal 200 Personen eignen.
Mindestens 6 Monate vorher solltet ihr auch anfangen die Veranstaltung auf euren Kanälen zu bewerben, z.B. auf eurer Website, auf Social Media, oder eurem Newsletter.
Entscheidet außerdem, ob ihr ein firmeninternes Barcamp mit speziell ausgesuchten Gästen, oder ein öffentliches Barcamp veranstalten wollt. Legt fest, wie ihr den Registrierungsprozess gestaltet und ob ihr kostenpflichtige Tickets für eure Gäste anbieten wollt.
Registrierung, Einlasskontrolle und Badge-Druck
Um den Überblick über eure Registrierungen zu bekommen oder Tickets für eure Veranstaltung zu verkaufen, solltet ihr die passende Software nutzen.
Mit dem Ticketingsystem pretix könnt ihr euren Ticketshop flexibel konfigurieren und auf eurer Website einbinden. Im Backend behaltet ihr den Überblick über alle Daten und könnt auch verschiedene Ticketarten anbieten, z.B. ein Gratis-Ticket für Sponsor*innen oder Early-Bird-Tickets. Auch ein nicht-kostenpflichtiges Anmeldemanagement lässt sich mit pretix umsetzen.
Um eure Planung zu erleichtern, könnt ihr Fragen für den Bestell-Prozess der Teilnehmenden konfigurieren, z.B. ob ein Parkplatz benötigt wird, ob Fotoaufnahmen während des Events in Ordnung sind, oder ob Personen bereits Themenvorschläge für Sessions haben und wenn ja, welche.
Vor Ort lässt sich die Einlasskontrolle ebenfalls nahtlos mit pretix umsetzen. Um sicherzustellen, dass nur Menschen mit gültigem Ticket Zutritt zu eurer Veranstaltung bekommen, benötigt ihr ein Android-Smartphone und die kostenlose App pretixSCAN. Einfach downloaden, einloggen, mit eurem pretix-Konto verknüpfen und den QR-Code auf dem Ticket eurer Teilnehmenden scannen. Falls ihr vor Ort Namensschilder benötigt, könnt ihr im pretix-Backend den kostenlosen Badge-Druck aktivieren.
Die passende Hardware gibt es bei uns zum Kaufen oder Leihen. Denkt daran, diese mit genug Vorlaufzeit bei uns zu reservieren.
Wie oft sollte ein Barcamp veranstaltet werden?
Wie oft ein Barcamp veranstaltet werden sollte, entscheidet natürlich ihr. Um jedoch eine gute Kundenbindung zu stärken und den Austausch aktueller Themen aufrecht zu erhalten, empfiehlt sich ein Rhythmus alle 1 – 2 Jahre. Zwar kommt die benötigte Häufigkeit auch auf die Gruppengröße an, aber in der Regel brauchen Gruppen oft einen Turnus von 6 – 12 Monaten, damit die Themen frisch im Gedächtnis bleiben.
Achtung: Zu häufige Treffen sind auch nicht ideal, da diese eine Themenmüdigkeit auslösen können.
Fazit
Barcamps sind das optimale Format, um Menschen jenseits von Hierarchien zwanglos miteinander zu vernetzen, kollektives Wissen zu teilen und kreative Lösungen zu erarbeiten, die über den eigenen Tellerrand hinausragen. Seid ihr beim nächsten pretix-Barcamp 2027 dabei?
