Eure Veranstaltungen - hybrid und erfolgreich

Hybride Events sind eine großartige Möglichkeit, eure Veranstaltung größer zu denken und mehr zu erreichen. Dabei können auch Werte wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Zentrum stehen. Vor allem bietet ihr euren Teilnehmenden wertvollen Mehrwert und eurem Event einen wichtigen Faktor, um erfolgreich und langanhaltend präsent zu sein. Bonn.digital ist eine Agentur für digitale Kommunikation, soziale Netzwerke und Events. Ihre Spezialität sind Veranstaltungen auf Augenhöhe mit vielfältigen Partizipationsmöglichkeiten wie Barcamps oder Kongresse. Wir haben mit Sascha Foerster von Bonn.digital über hybride Events und die Zukunft der Eventbranche gesprochen.

Eva: Sascha, der Begriff ‚hybrides Event‘ ist noch relativ jung und dahinter kann sich viel verbergen, was weitestgehend digital und analog bei einem Event zusammenbringt. Was ist denn aus deiner Sicht ein hybrides Event?

Sascha: Was früher mal der Livestream beim Vor-Ort-Event war, wird heute gerne ‚Hybrid-Event‘ genannt. Für mich ist es erst dann ein Hybrid-Event, wenn es keine Teilnehmenden zweiter Klasse gibt, d.h. jede*r kann mitmachen und weitestgehend interagieren, egal ob zu Hause oder vor Ort.

Events mit Mehrwert

Eva: Interaktion ist ein wichtiges Stichwort. Stehen Begegnung und Austausch bei einem Event im Mittelpunkt, haben Teilnehmende und Veranstaltende langfristig Vorteile. Das sind unter anderem Vernetzung, voneinander lernen und neue Wege erkennen. „Nichts finden wir schöner, als Menschen und ihre Ideen bei unseren Events zu vernetzen“, schreibt ihr ja auch auf der eigenen Website. Wo ist der große Vorteil von hybriden Events?

Sascha: Hybride Events gehen stärker auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden ein. Ich kann frei entscheiden, wo ich teilnehmen möchte, denn vielleicht möchte ich ja nach der Konferenz noch meine Kinder von der Kita abholen oder spare mir (und der Umwelt) lieber die Anreise. Gerade internationale Events können so einen Beitrag zum besseren Klima leisten, wenn die digitale Vernetzung genau so gut gelingt, wie die vor Ort.

Eva: Als Mutter finde ich hybride Events genau deshalb so großartig. Auch wenn jemand krank wird oder aus anderen Gründen nicht vor Ort sein kann, kann ich einfach digital teilnehmen. Auch Streiks bei den öffentlichen Verkehrsmitteln, Unwetter oder andere Hindernisse für die Anreise verlieren dadurch ihren Stressfaktor. Ich sehe aber noch viele andere Möglichkeiten, die hybride Events mit sich bringen, zum Beispiel eine größere Reichweite, der Abbau von Barrieren, Vernetzungsangebote und vor allem Flexibilität in vielen Bereichen. Das alles erzeugt auch zusätzliche Sicherheit für Veranstaltende und kann unterm Strich günstiger sein, weil Unterkunft, Verpflegung und Reisekosten minimiert werden. Zudem können hybride Veranstaltungen auch in Sachen Nachhaltigkeit punkten, beispielsweise wenn die Server mit Ökostrom betrieben werden und Ressourcen wie Papier an anderer Stelle eingespart werden können. Welche tollen Erfahrungen habt ihr denn schon mit hybriden Events gemacht?

Sascha: Besonders in der Corona-Zeit war es sehr schön zu sehen, wie wir Menschen global aber auch ganz lokal wieder so zusammenbringen konnten, wie wir das davor und danach tun konnten. Wenn Menschen vergessen haben, dass sie einen ganzen Tag vor dem Rechner saßen, aber das Gefühl hatten, mit vielen Menschen gesprochen und sich vernetzt zu haben, das war eigentlich immer das schönste Erfolgserlebnis.

Eva: Absolut. Bei Veranstaltungen geht es immer auch um Verbindungen und damit meine ich nicht (nur) die Netzwerkverbindung. Einen vielfältigen Austausch zu ermöglichen ist bei hybriden Events darum essentiell. Idealerweise kann am gesamten Event auch digital teilgenommen werden und vor Ort sind Möglichkeiten, auch die digitalen Räume zu erfassen. Gerade deswegen ist es wichtig, bei der Auswahl der digitalen Veranstaltungsteile im Blick zu behalten, was erreicht werden soll. Dazu braucht es vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten, auch zwischen den Teilnehmenden vor Ort und denen am digitalen Endgerät.

Hybrid von allen Seiten denken

Eva: Ihr arbeitet mit unserer DSGVO-konformen Eventplattform Venueless. Wo sind für euch da die Vorteile, die andere Plattformen vielleicht nicht haben?

Sascha: Venueless ist aus unserer Sicht einfach perfekt. Es ist super integriert ins Ticketing mit pretix und die Programmplanung mit pretalx, den beiden Schwesterprojekten. Es ist OpenSource, so dass ich es selbst auseinandernehmen und anschauen kann oder unseren Kunden auf dem eigenen Demo-Server die Feinheiten des Tools zeigen kann. Alles ist anpassbar und erweiterbar, so dass ich es auf den Use-Case anpassen kann. Selbst beliebige externe Tools lassen sich einbinden, wenn das gewünscht wird. Und last but not least: es gibt nicht viele Anbieter, denen ich die Daten unserer Kunden und der Teilnehmenden anvertraue. Venueless vertraue ich umfassend, aber vor allem weil ich kontrollieren kann, welche Daten von Venueless wie erhoben werden. Dass ihr selbst mit OpenSource-Tools arbeitet und hohen Wert auf Datenschutz legt, spürt man, wenn man die Datenschutzerklärung genauer liest.

Eva: Danke für dieses große Lob! Du hast es selbst angesprochen, wir können Venueless mit unserem Ticketingsystem pretix kombinieren, sodass beispielsweise Berechtigungen in Venueless analog zum gebuchten Ticket funktionieren. Das ist gerade bei hybriden Events sehr hilfreich, weil jede*r den passenden Zugang zum Event bekommt. Damit Teilnehmende Vor-Ort bei Bedarf auch nur einzelne Räume schnell betreten können bietet Venueless QR-Codes für den Kiosk-Modus zum Download an. Diese können einfach eingescannt werden und führen ohne Umwege direkt in den jeweiligen digitalen Raum. Das ermöglicht den Austausch in alle Richtungen und bietet Vernetzungsmöglichkeiten zwischen allen Besuchenden.

Sascha: Beide Tools sind halt für einander gemacht. pretix kann jeden Case abbilden, den ich mir als Event-Veranstalter ausdenken kann. Und Venueless eröffnete die Option völlig flexibel und absolut nutzerfreundlich Menschen beim Ticket-Kauf die Entscheidung zu lasen, ob sie in die analoge oder digitale Location möchten. Die Teilnehmenden werden absolut sauber geführt und müssen nicht mehr tun, als auf ihren Ticketlink zu klicken, um Einlass zu bekommen. Daten müssen nicht doppelt eingegeben werden, sondern werden automatisch nach Bestätigung übertragen. Und das ganze Setup inkl. Venueless funktioniert auch auf dem Handy ganz ohne eine zusätzliche App, alles im normalen Browser. Ihr merkt schon, ich bin begeistert und könnte stundenlang so weiter machen, aber die Erfahrung aus hunderten Events hat uns bestätigt, dass die Kombination aus pretix und Venueless für uns unschlagbar ist.

Wichtig für euer hybrides Event

Eva: Ich finde, der größte Fehler bei der Planung ist, hybrid nur halb zu denken und Teilnehmende an den digitalen Endgeräten zu einfachen Zuschauenden zu degradieren. Dabei verpufft viel Energie bei der Planung und Umsetzung eures Events ohne dass ein echter Mehrwert entsteht. Was wird deiner Meinung nach bei hybriden Events schnell vergessen?

Sascha: Die Einbindung und Ansprache der digitalen Gäste wird oft vergessen. Auch in der Moderation ist es herausfordernd, sich gleichzeitig an die Gäste vor Ort und die Remote-Gäste zu richten. Darum empfehlen wir meist eine Doppel-Moderation, die auf der Bühne miteinander interagiert, aber jeweils ihre Zielgruppe im Blick hat. Und man sollte vorher genug Zeit zum Proben und Üben haben, damit die Übergänge gut funktionieren. Oh, und bitte sagt euren Technik-Teams Bescheid, wenn es Präsentationen gibt, vor allem auch wenn Videos mit Ton gezeigt werden sollen oder entfernte Gäste eine Präsentation mit Videos zeigen. Da entstehen ganz schnell Rückkopplungen und es muss technisch vorbereitet und geübt sein, damit alles glatt geht und man nicht mit Schweißperlen auf der Stirn noch schnell ein paar Kabel verlegt und das Mischpult wild bedienen muss, um das schlimmste zu verhindern. Aber Profis helfen euch da mit ruhig Blut weiter.

Eva: Vorbereitung ist ein gutes Stichwort. Der Dreh- und Angelpunkt für Veranstaltung ist die bedarfsgerechte Umsetzung, das gilt auch für hybride Events. Ist die Zielgruppe technikaffin oder braucht einfache Zugänge? Können mit der Digitalisierung hin zum hybriden Ablauf mehr Menschen erreicht und zusätzliche Angebote umgesetzt werden? Wie durchmischt wird das Setting? Bonn.digital arbeitet hier mit dem Ansatz ‚Digital first‘. Was genau meint ihr damit?

Sascha: „‘Digital first’ heißt für uns, dass wir hybride Events zuerst als digitale Events denken und erst danach nach ‚Hardware‘-Lösungen schauen, wenn wir keine schlanke digitale Lösung für ein Problem gefunden haben. Nur ein Beispiel: bei Livestreams arbeiten wir lieber mit dem netzwerkbasierten NDI-Protokoll als mit dicken HDMI- und SDI-Kabeln. Wir sind eher diejenigen, die mit dem iPhone filmen als schwere Kameras mit dem 7,5-Tonnen-Lkw anzufahren. Für uns heißt digital einfach ‚besser’.“

Hybrid – Ein Ausblick

Eva: So zu denken kann für Menschen aus dem Eventmanagement ungewohnt sein. Welchen Tipp habt ihr für alle, die das erste Mal ein hybrides Event organisieren?

Sascha: Probiert Dinge aus und wenn ihr unsicher seid, fragt Menschen, die bereits Erfahrungen haben. Hybride Events sollten einfach das neue ‚normal‘ werden. Herausfordernd ist natürlich oft das Budget, weil hybride Events quasi drei Events in einem sind: Vor-Ort-Event, Digital-Event und die Verbindung zwischen beiden Welten. Aber so öffnet man die Türen für Menschen, die vorher nicht teilnehmen konnten. Last but not least: habt keine Angst, dass mit digitalen Angeboten die Menschen von eurem Event fernbleiben. Die persönliche Begegnung bleibt immer verlockend genug, wenn das Event Zeit für Vernetzung gibt.

Eva: Da bin ich ganz deiner Meinung! Mit eurer Erfahrung und den Kenntnissen über die Event-Branche im Rücken: wie zukunftsträchtig sind hybride Events deiner Meinung nach? Wo führt der Weg uns hin?

Sascha: Ich wette, dass wir da noch so einige spannende Entwicklungen erleben werden, Stichwort: Metaverse, bzw. die Verschmelzung aus digitalen und Vor-Ort-Events. Mit einer 360-Grad-Brille virtuelle Avatare zu treffen ist jetzt nicht unbedingt für jeden etwas, aber in der Idee stecken noch viele Möglichkeiten, die wir gerne gemeinsam mit euch erproben wollen.

Eva: Auf jeden Fall, da freuen wir uns schon sehr darauf! Danke für deine wertvollen Tipps.