5 Tipps für den Start mit pretix

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Als ich meinen ersten Ticket-Shop mit pretix umgesetzt habe, war ich beeindruckt von der Fülle an hilfreichen Funktionen. Für meine kleine aber feine Veranstaltung – einen Tag der offenen Tür – fand ich schnell alles, was ich brauchte. Seit kurzem bin ich nun Teil des Teams bei pretix und bin erneut beeindruckt – pretix bietet noch weit mehr, als ich damals entdeckt habe. Für alle, die wie ich damals ihren ersten pretix Ticket-Shop einrichten, habe ich heute fünf praktische Funktionen gesammelt, die den Start erleichtern.

1. Kontingente kombinieren statt Kopfrechnen

Immer, wenn ich Ticket-Kontingente angelegt habe, kam ich schnell ins Rechnen: „250 Leute passen in den Saal. Wir wollen 100 davon im Vorverkauf anbieten, außerdem noch 20 Tickets für Schulkassen, also ist das Abendkassenkontingent…“

Was wie eine überschaubare Textaufgabe klingt, wurde komplizierter, sobald ich das Vorverkaufskontingent nach oben oder unten anpassen musste oder sich noch eine zweite Schulklasse ankündigte. Wenn ich dann nicht alle Kontingente ordentlich angepasst habe, blieben im schlimmsten Fall Gäste ohne Sitzplatz.

Glücklicherweise übernimmt pretix das Kopfrechnen: Produkte, in diesem Fall Tickets, können mehreren Kontingenten zugeordnet werden. Wenn eines der zugeordneten Kontingente aufgebraucht ist, wird das Produkt nicht mehr angeboten und das selbst wenn andere Kontigente noch verfügbar sind. Konkret bedeutet das für diese kleine Veranstaltung, dass ich die Tickets für Vorverkauf, Schulklassen und Abendkasse alle dem Gesamtkontingent „Saalkapazität” zuordne. Zusätzlich erhalten die Tickets für den Vorverkauf und Schulklassen ihre eigenen Kontingente mit je 100 und 20 Tickets.

Das schöne ist: egal, wie der Vorverkauf läuft, die übrigen Tickets gibt es an der Abendkasse. Auch eine zweite Schulklasse ist kein Problem: das Kontingent für die Abendkasse rechnet mit und verkauft nur die Tickets, die tatsächlich noch zur Verfügung stehen.

Natürlich funktioniert dasselbe Prinzip auch mit anderen Anwendungsfällen: gestaffelte Early-Bird-Preise, Sportveranstaltungen mit Auswärtsgästen oder Buchung von Museumstouren innerhalb des regulären Ausstellungsbetriebs.

2. Tickets reservieren mit Gutscheinen

Manchmal wollte ich aber auch Tickets reservieren, ohne gleich das Kontingent zu verändern – denn das wird schnell unübersichtlich, erst recht, wenn Reservierungen wieder verfallen. Zum Glück kenne ich heute einen einfacheren Weg als das manuelle Hoch- und Runterschrauben des Abendkassenkontingents: Gutscheine.

Gutscheine in pretix können mehr, als nur Rabatte für Tickets anzubieten. Sie eignen sich hervorragend dazu, Reservierungen übersichtlich und dynamisch zu verwalten. Dazu muss beim Anlegen des Gutscheins das Häkchen „Im Kontingent reservieren” gesetzt werden.

Nun kann der Gutschein zum Beispiel als Link verschickt werden und Kund*innen könnnen die Reservierung in eine Bestellung umwandeln. So lassen sich unkompliziert Gästelistenplätze vorhalten, sei es für VIPs oder Journalist*innen – und zwar ganz ohne ein Kontingent von Hand anzupassen.

Richtig mächtig wird diese Funktion, wenn Gutscheinen ein Ablaufdatum erhalten. Kund*innen erhalten ein Zeitfenster von beispielsweise 48 Stunden, um ihre Reservierung in eine Bestellung umzuwandeln, andernfalls verfällt die Reservierung und das Ticket geht wieder in den regulären Verkauf. Dank relativer Zeitangabe können sogar alle ungenutzten Reservierungen einen Tag vor Veranstaltungsbeginn auslaufen, damit die Tickets an der Abendkasse verkauft werden können.

3. Ein QR-Code, viele Check-ins

Wer schon einmal einen Shop mit einer Kombination aus Eintrittskarten und Merch-Artikeln angelegt hat, kennt das Dilemma: schnell sammeln sich die Ticketcodes im Warenkorb. Vor Ort wollen diese Codes ja auch wieder gescannt werden, was für die Besucher*innen nicht immer einfach nachvollziehbar ist.

Wie schön, dass auch hier pretix so manchen Scan vereinfachen kann. Mit etwas Planung im Vorfeld brauchen Besucher*innen nur einen QR-Code, um die Veranstaltung zu betreten, sich danach ihr T-Shirt abzuholen und mittags ihr Lunchpaket zu genießen.

Damit dieser Trick funktioniert, müssen T-Shirt, Lunchpakete und weitere Artikel als Zusatzprodukte einem (Eintritts-)Ticket zugeordnet werden. Anschließend wird für jedes Zusatzprodukt eine Check-in-Liste erstellt und die erweiterte Funktion „Check-in von Zusatzprodukten durch Scan des Haupttickets erlauben” aktiviert.

Nun wird an jeder Station die passende Check-in-Liste auf dem pretixSCAN Gerät aktiviert. Der Einlass nutzt die Einlassliste, der T-Shirt-Stand die T-Shirt-Liste und mittags wird mit der Lunchpaket-Liste gescannt. Egal an welcher Station, Besucher*innen brauchen nur den Code des Eintrittstickets vor den Scanner zu halten. Praktisch!

Eine Sache gilt es zu beachten: es dürfen nur eindeutige Abfragen zugelassen sein. Wenn neben Tickets für T-Shirts auch Tickets für Poster und Tassen am gleichen Stand gescannt werden sollen, müssen wieder produktspezifische Ticket-Codes eingesetzt werden, um einen eindeutigen Check-in zu ermöglichen.

4. Noch mehr Funktionen mit Erweiterungen

pretix kann wirklich viel – und dann noch ein bisschen mehr. Was im Standard-Werkzeugkoffer nicht enthalten ist, findet sich spätestens in unseren Erweiterungen. Vor kurzem haben wir in diesem Beitrag einen ausführlichen Blick auf das Thema geworfen, hier folgt nun eine ganz kleine Auswahl an nützlichen Erweiterungen, die ich gerne einsetze.

Mit der Erweiterung „Widerruf” lässt sich mit wenigen Klicks eine sauber implementierte Widerrufsfunktion umsetzen. Warum das nicht nur hilfreich sondern für manche Shop-Betreiber*innen auch verpflichtend ist, haben wir in diesem Blogartikel zum Widerrufsbutton beschrieben.

Für die AGB, den Code of Conduct oder beliebige andere Texte zur Kenntnisnahme oder Zustimmung nutze ich die Erweiterung „Seiten”. Hier lassen sich nicht nur zusätzliche Info-Seiten anlegen, sie können auch direkt in der Fußzeile des Shops verlinkt oder mit Checkbox im Verkaufsprozess angezeigt werden.

Wer einen Link zum Webinar oder ein PDF-Handout anbieten will, dem sei die Erweiterung „Digitale Inhalte” ans Herz gelegt. Und mit der Erweiterung „Teilnahmebescheinigung” gibt es im Anschluss eine personalisierte Urkunde für alle, die tatsächlich dabei waren.

Und dann gibt es noch etliche Erweiterungen mehr, wie etwa für Aussteller, Sitzpläne oder Kundenkonten. Wer eine Veranstaltung einrichtet, sollte sich die Liste der Erweiterungen anschauen.

5. Besseres Testen

Wenn wir eine Statistik über Veranstaltungsnamen erheben würden, wären die Plätze eins bis drei vermutlich „Test“, „Testveranstaltung“ und „TESTTTTTTTTT“. Klar, wer die vielen Optionen von pretix zum ersten Mal vor sich hat, möchte diese gerne erproben.

Und weil wir das genauso sehen, bieten wir einen Testmodus an, mit dem sich (fast) alles vollkommen risikofrei testen lässt, was man so an einer Veranstaltung konfigurieren kann. Egal ob Shop-Design, E-Mail-Texte, Gutscheine, Bestellungen oder Stornierungen – was im Testmodus geschieht, bleibt im Test-Modus. Mit der Erweiterung „Fake-Zahlungsdienstleister”, kann der gesamte Bestellprozess von Anfang bis Ende durchgespielt werden, ohne eine echte Buchung im System auszulösen. Die Testbestellung kann nach Belieben umgebucht, verändert und storniert werden und bietet so die Chance, sich in sicherem Rahmen mit allen Möglichkeiten vertraut zu machen, bevor die heiße Vorverkaufsphase losgeht.

Standardmäßig beginnt jede Veranstaltung im Testmodus. Und das ist Absicht: denn wer im Live-Betrieb testet, erzeugt Datensätze, die nicht mehr gelöscht werden können. Alle echten Buchungen müssen nachvollziehbar sein, nicht nur für die Steuerprüfung.

Deswegen nutze ich den Test-Modus ausgiebig, kreativ und mit komplizierten Sonderfällen. Und wenn ich meiner Testveranstaltung von Anfang an einen echten Namen gebe und echte Produkte anlege, wird aus einem Test auf Herz und Nieren mit nur wenigen Klicks ein erfolgreicher Ticket-Shop im Live-Betrieb.